W Odoo możliwe jest wysyłanie dokumentów do podpisu elektronicznego bez zewnętrznych usług typu DocuSign. Aplikacja Podpis (Sign) przyjmuje dowolny PDF, pozwala oznaczyć miejsca do podpisu i wysłać dokument do jednej albo wielu osób. Podpisujący nie potrzebuje konta w Odoo ani własnego podpisu kwalifikowanego. Poniżej opisujemy, co da się zrobić samą konfiguracją i jaką wagę ma taki podpis w polskim prawie.
Aplikacja Podpis jest dostępna wyłącznie w Odoo Enterprise (także na odoo.sh i Odoo Online). W wersji Community jej nie ma.
Szablon — PDF z polami do uzupełnienia
Pracę zaczyna się od wgrania pliku PDF: Podpis → Dokumenty → Prześlij PDF. Odoo tworzy z niego szablon, na który przeciąga się pola z panelu bocznego. Dostępne typy pól:
- Podpis i Parafa – parafę można powielić na wszystkich stronach jednym kliknięciem.
- Imię i nazwisko, E-mail, Telefon, Firma – uzupełniane automatycznie z danych kontaktu.
- Data – wstawiana w dniu podpisu.
- Tekst i Tekst wielowierszowy – np. numer dowodu albo uwagi do protokołu.
- Pole wyboru, Przycisk radiowy, Lista wyboru – np. zgody marketingowe albo wybór wariantu umowy.
- Pieczątka – obraz pieczęci firmowej (od wersji 17).
Każde pole ma przypisaną rolę (np. Klient, Pracownik, Firma) i może być oznaczone jako wymagane. Szablon zapisuje się raz i wykorzystuje wielokrotnie, a tagi pomagają go odnaleźć przy kilkudziesięciu wzorach umów.
[edycja szablonu — pola podpisu, parafy i daty przypisane do dwóch ról]
Wysyłka do podpisu — role, kolejność, terminy
Z szablonu wybiera się Wyślij. W oknie wysyłki:
- Do każdej roli przypisać kontakt – osoba podpisująca nie musi być użytkownikiem Odoo.
- Zaznaczyć kolejność podpisywania, jeśli dokument ma przejść np. najpierw przez klienta, a potem przez zarząd. Bez tej opcji wszyscy dostają link jednocześnie.
- Dodać osoby w kopii – dostaną podpisany dokument, ale nic nie podpisują.
- Ustawić termin ważności i przypomnienia co określoną liczbę dni.
- Dopisać treść wiadomości i wysłać.
Podpisujący dostaje e-mail z linkiem. Podpis może narysować, wpisać (Odoo zamieni tekst na odręczny krój) albo wgrać jako obraz. Działa to również na telefonie. Jeśli nie zgadza się z treścią, może odmówić podpisu i podać powód – zlecenie trafia wtedy z powrotem do nadawcy.
Drugi tryb to link do udostępnienia: szablon dostaje publiczny adres, pod którym każdy może podpisać własny egzemplarz. Przydaje się przy regulaminach, zgodach RODO czy oświadczeniach uczestników szkoleń.
[okno wysyłki z kolejnością podpisów i przypomnieniami]
Weryfikacja tożsamości
Domyślnie wystarcza dostęp do skrzynki e-mail, na którą przyszedł link. Dla wybranej roli można dodać dodatkowy krok uwierzytelnienia:
- Kod SMS – podpisujący wpisuje jednorazowy kod wysłany na telefon. Wymaga kredytów SMS w Odoo (usługa płatna, rozliczana osobno).
- itsme – weryfikacja przez aplikację itsme, dostępna tylko w Belgii i Holandii. W Polsce praktycznie bez zastosowania.
Co zostaje po podpisaniu
Po złożeniu ostatniego podpisu wszyscy uczestnicy dostają gotowy PDF. Odoo dołącza do niego certyfikat podpisu: listę osób, adresy e-mail, daty i godziny, adresy IP oraz skrót (hash) dokumentu. Zmiana choćby jednego znaku w pliku jest wtedy wykrywalna.
W samym Odoo zostaje:
- dziennik dostępu – kto i kiedy otworzył, podpisał albo odrzucił dokument,
- statusy zleceń – do podpisu, podpisane, odrzucone, anulowane, wygasłe,
- historia podpisów na karcie kontaktu, dostępna z przycisku na formularzu.
Nadawca może anulować zlecenie, dopóki nie zostało podpisane przez wszystkich, albo wysłać je ponownie.
Połączenia z innymi aplikacjami
- Dokumenty – PDF z repozytorium firmowego można wysłać do podpisu bezpośrednio z aplikacji Dokumenty, a podpisany plik wraca do wskazanego folderu.
- Pracownicy / Umowy – szablony podpisu podpina się pod umowy pracowników i wysyła z karty umowy.
- Sprzedaż – oferta ma własny, prostszy podpis online w portalu klienta. To osobny mechanizm, który nie wymaga aplikacji Podpis. Aplikacja przydaje się dopiero przy dokumentach spoza oferty: umowie ramowej, NDA, protokole odbioru.
Moc prawna podpisu w Polsce
Podpis z Odoo to w rozumieniu rozporządzenia eIDAS zwykły podpis elektroniczny. Nie jest podpisem kwalifikowanym i nie zastępuje go żaden krok weryfikacji w Odoo, także kod SMS.
W praktyce oznacza to:
- Wystarcza tam, gdzie prawo nie wymaga szczególnej formy, a dokument ma potwierdzić złożenie oświadczenia: umowy handlowe B2B bez zastrzeżonej formy, zamówienia, NDA, protokoły odbioru, regulaminy, zgody. Kodeks cywilny nazywa to formą dokumentową (art. 77² KC).
- Nie wystarcza tam, gdzie wymagana jest forma pisemna albo elektroniczna. Formę elektroniczną zachowuje tylko kwalifikowany podpis elektroniczny (art. 78¹ KC). Dotyczy to m.in. umów, dla których strony same zastrzegły formę pisemną pod rygorem nieważności.
- Nie dotyczy czynności wymagających formy notarialnej.
Standard Odoo nie integruje się z polskimi dostawcami podpisu kwalifikowanego ani z Profilem Zaufanym. Jeśli dokument wymaga takiego podpisu, składa się go poza Odoo, a podpisany plik archiwizuje w aplikacji Dokumenty.
Uwaga: powyższe to opis ogólny, nie porada prawna. Przy umowach o istotnej wartości formę warto potwierdzić z prawnikiem.
Uwaga: opis dotyczy Odoo 17–19. Nazwy menu i pól mogą się różnić między wersjami, a interfejs edytora szablonów zmieniał się w każdej z nich.
Podsumowanie
Aplikacja Podpis zamyka w Odoo obieg dokumentów, które wcześniej krążyły jako skany i załączniki: od wzoru, przez wysyłkę i przypomnienia, po podpisany PDF z certyfikatem. Przed wdrożeniem warto spisać rodzaje dokumentów podpisywanych w firmie i dla każdego sprawdzić wymaganą formę. Wtedy od razu widać, co można przenieść do Odoo, a co nadal wymaga podpisu kwalifikowanego.