Firma produkująca i serwisująca obiekty komercyjne obsługuje klientów, którzy mają po dwie, trzy albo więcej lokalizacji. Faktura za serwis, części czy chemię trafia do jednej spółki, ale dotyczy konkretnego obiektu. W KSeF klient widział tylko nabywcę, NIP i pozycje. Informacji, której myjni dotyczy dokument, nie było.
Problem, którego nie widać w Odoo
Wewnątrz Odoo firma miała wszystko uporządkowane. Każdy obiekt był osobnym adresem dostawy klienta, a koszty rozliczano analitycznie na projekty. Kłopot zaczynał się dopiero po stronie odbiorcy. Standardowa integracja Odoo z KSeF nie przenosi adresu dostawy do e-faktury, więc księgowość klienta musiała sama zgadywać, do której lokalizacji przypisać koszt.
Zespół radził sobie po swojemu. Zdarzało się, że przy fakturach za chemię i części w polu klienta wpisywano sam obiekt. To było jedyne miejsce, w którym lokalizacja była widoczna na dokumencie. Działało, ale rozbijało historię sprzedaży i utrudniało raportowanie.
Rozwiązanie: wykorzystać to, co już jest
Zamiast budować nowy mechanizm, oparliśmy się na polu, które zespół już wypełniał, czyli na adresie dostawy. Struktura e-faktury FA(3) ma sekcję na dodatkowe opisy w formie par klucz–wartość. Tam trafia teraz automatycznie wpis „Adres dostawy” z nazwą i adresem myjni, np. „Obiekt Wałbrzych, Mickiewicza”.
Przy okazji uszczelniliśmy miejsca, w których mógł powstać błąd:
- lista adresów dostawy na ofercie i fakturze pokazuje wyłącznie lokalizacje wybranego klienta, a nie całą bazę kontaktów,
- gdy klient ma kilka obiektów, Odoo wyświetla komunikat z prośbą o wybór właściwego,
- w polach adresowych widać samą nazwę lokalizacji, czytelną nawet przy długich nazwach spółek.
Świadomie pominęliśmy faktury za realizacje. Analiza dokumentów pokazała, że tam adres dostawy nie zawsze wskazuje lokalizację, której faktura faktycznie dotyczy. Wysyłanie niepewnej informacji do systemu rządowego byłoby gorsze niż jej brak.
Efekt
Odbiorca widzi w KSeF, którego obiektu dotyczy faktura, a nikt nie musi niczego dopisywać ręcznie. Obejście z wystawianiem faktur na lokalizację straciło sens, więc dane sprzedażowe wróciły tam, gdzie powinny być, czyli na spółkę.
Ten przykład dobrze pokazuje, że KSeF to nie tylko obowiązek techniczny, ale też nowy kanał komunikacji z klientem. To, co trafia do e-faktury, jest dla odbiorcy jedynym obrazem dokumentu. Warto zadbać, żeby mówił wszystko, co potrzebne.
Jeśli Twoi klienci pytają, czego dotyczy faktura, której nie mogą przypisać, porozmawiajmy. W Odoo da się to rozwiązać bez przebudowy procesu.