Urodziny pracowników w Odoo — pamięta system, nie kalendarz
W wielu firmach wygląda to podobnie. Daty urodzin pracowników są gdzieś zapisane: w arkuszu kadr, w czyimś kalendarzu albo w pamięci jednej osoby. Gdy ta osoba jest na urlopie, urodziny przechodzą bez echa. Przełożony dowiaduje się po fakcie, a zespół czuje, że ktoś o nich zapomniał.
Dane są, brakuje mechanizmu
Odoo pozwala zapisać datę urodzenia na karcie każdego pracownika. Wiele firm robi to od dawna. Sam system jednak nic z tą informacją nie robi: nie przypomina, nie powiadamia i nie składa życzeń. Dane leżą w kartotece i czekają, aż ktoś do nich zajrzy.
Na pierwszy rzut oka wystarczy prosta reguła automatyzacji, ale to pułapka. Standardowe reguły oparte na dacie działają raz, względem konkretnego dnia, a nie cyklicznie co roku. Dlatego potrzebne jest trochę inne podejście i właśnie tu przydaje się doświadczenie.
Jak to działa w praktyce
Przygotowaliśmy takie rozwiązanie dla jednego z naszych klientów, firmy produkcyjnej. Działa w dwóch krokach:
- Dzień przed urodzinami przełożony pracownika i zarząd dostają e-mail z przypomnieniem. Jest czas, żeby przygotować drobny upominek albo po prostu pamiętać o życzeniach.
- W dniu urodzin pracownik dostaje od firmy spersonalizowane życzenia na służbowy adres e-mail.
Rozwiązanie uwzględnia sytuacje, o których łatwo zapomnieć:
- urodziny 29 lutego,
- pracownik bez przypisanego przełożonego,
- członek zarządu, który nie powinien dostać przypomnienia o własnych urodzinach.
Treść wiadomości dział kadr może zmienić samodzielnie, bez udziału programisty. To samo dotyczy listy adresów zarządu.
Mała rzecz, duży efekt
Automatyczne przypomnienie o urodzinach to nie rewolucja w firmie, ale dobry przykład na to, jak dane zapisane w ERP zaczynają pracować dla ludzi. Kadry nie muszą pilnować kalendarza. Przełożeni pamiętają o swoim zespole, a pracownicy widzą, że firma o nich pamięta.
Takich pomysłów w Odoo jest więcej: przypomnienia o końcu umowy, badaniach okresowych czy rocznicy zatrudnienia. Wszystkie opierają się na danych, które zwykle już są w systemie.
Chcesz to samo u siebie?
Jeśli korzystasz z Odoo i chcesz, żeby urodziny lub inne ważne daty w kartotece pracowniczej przypominały się same, napisz do nas. Wiemy, jak to zrobić dobrze, zgodnie z logiką systemu i z uwzględnieniem uprawnień do danych osobowych. Dopasujemy rozwiązanie do Twojej firmy: kto ma dostawać powiadomienia, w jakiej formie i z jaką treścią.
Skontaktuj się z nami, a przygotujemy przypomnienia skrojone na potrzeby Twojego zespołu.