Podczas obsługi powdrożeniowej spółki handlowej działającej w imporcie towarów, prowadzącej księgowość w Odoo, biuro rachunkowe klienta poprosiło o uruchomienie raportowania JPK KR PD, czyli JPK CIT. Klient zakupił dodatek partnerski do generowania tego pliku i przekazał go do instalacji.
Zadanie
Instalacja dodatku to kilka minut. Ryzyko leży gdzie indziej: nowy dodatek aktualizuje moduł bazowy, z którego korzysta już siedem innych modułów, w tym JPK_V7 i KSeF. Do tego plik JPK_KR_PD wymaga danych, których system wcześniej nie potrzebował.
Rozwiązanie
Zanim cokolwiek trafiło do systemu, sprawdziliśmy stan produkcji:
- wersje modułów: produkcja miała moduł bazowy w wersji o jedną poprawkę starszej niż w dostarczonej paczce, więc aktualizacja nie zmienia sposobu działania JPK_V7 i KSeF;
- korekty podatkowe: biuro rachunkowe prowadziło już plan analityczny „CIT” z 14 kodami PD. Wszystkie okazały się zgodne ze schematem Ministerstwa Finansów, a w bieżącym roku oznaczono nimi 117 zapisów;
- znaczniki kont: żadne z 229 kont nie miało znacznika S_12_1, który jest obowiązkowy. Bez niego plik w ogóle się nie wygeneruje.
Dla księgowości przygotowaliśmy arkusz z całym planem kont i listą rozwijaną 244 znaczników ze słownika MF wraz z opisami. Konta z obrotami w bieżącym roku (122) zostały wyróżnione, żeby było wiadomo, od czego zacząć. Instalację wykonujemy najpierw na kopii testowej, dopiero potem na produkcji.
Zadania dla księgowości
- Przypisać znacznik S_12_1 do każdego konta (S_12_2 jest opcjonalny).
- Oznaczać korekty podatkowe na zapisach kodami PD z planu „CIT”.
- Zdecydować, czy nieużywane konta (m.in. kopie) zablokować, zamiast je oznaczać.
- Zweryfikować plik próbny za bieżący rok.
Efekt
Biuro rachunkowe dostało jasny podział pracy: co robi system, a co należy do księgowego. Brakujące znaczniki wyszły na jaw w październiku, a nie w dniu składania zeznania. Aktualizacja modułu bazowego została sprawdzona, zanim mogła wpłynąć na bieżące deklaracje VAT.
Ten przykład pokazuje, że przy JPK najwięcej czasu oszczędza nie sama instalacja, tylko sprawdzenie danych, zanim system zacznie o nie prosić.