Zarys. Firma usługowa realizuje zlecenia dla klientów indywidualnych. Działa w kilku miastach i współpracuje z wieloma podwykonawcami. Pracuje na Odoo 18 Enterprise.
Zadanie. Na jedno zlecenie przypada kilka dokumentów: umowa, ogólne warunki, aneksy, protokół przekazania prac, protokół odbioru. Każdy wymaga podpisu klienta lub podwykonawcy, a każdy dzień oczekiwania na podpis opóźnia start prac lub ich rozliczenie.
Rozwiązanie. Dokumenty podpisywane są w aplikacji Odoo Sign. Wzory umów, aneksów i protokołów działają jako szablony z wyznaczonymi polami dla firmy i dla klienta. Ten sam mechanizm obsługuje umowy z podwykonawcami i raporty z wizyt w miejscu realizacji. Klient dostaje link e-mailem i podpisuje dokument na telefonie lub komputerze.
Efekt. Od jesieni 2024 roku przez Odoo przeszło ponad 1000 dokumentów, z czego 853 zostały podpisane. Siedem na dziesięć podpisano tego samego dnia, w którym je wysłano. Liczba dokumentów wzrosła z kilkunastu do 60–80 miesięcznie. Każdy podpis ma zapisany czas, adres IP, lokalizację i kryptograficzny ślad, który potwierdza, że dokument nie został później zmieniony. Dla działu prawnego to gotowy materiał dowodowy, bez segregatorów.
Ten przykład pokazuje, że e-podpis nie wymaga osobnego systemu. Wystarczy aplikacja, która jest już w Odoo.