Zarys
Podczas wdrożenia systemu Odoo w firmie z branży IT jednym z obszarów do uporządkowania okazała się ewidencja sprzętu służbowego: laptopów, monitorów i telefonów wydawanych pracownikom.
Problem
Protokoły przekazania sprzętu powstawały na papierze. Wydruk trzeba było podpisać, zebrać i odłożyć do segregatora. Część dokumentów nie wracała podpisana. Przy zwrocie sprzętu albo odejściu pracownika trudno było ustalić, kto ma jakie urządzenie, a czasem okazywało się, że czegoś brakuje.
Rozwiązanie
Cały sprzęt firmy trafił do aplikacji Sprzęt w Odoo, a każde urządzenie zostało przypisane do konkretnego pracownika i kategorii (komputer, monitor, telefon). Wzór protokołu przekazania przygotowaliśmy jako szablon w aplikacji Podpis. Protokół wysyła się teraz z Odoo do dwóch stron: osoby wydającej sprzęt i pracownika. Każda z nich podpisuje go elektronicznie, także na telefonie, a podpisany PDF z certyfikatem trafia automatycznie do obu osób.
Efekt
Na 55 urządzeń w ewidencji 54 mają przypisanego właściciela. Lista sprzętu każdego pracownika jest dostępna od ręki, co skraca rozliczenie przy odejściu z firmy. Protokół zostaje podpisany przez obie strony jeszcze tego samego dnia, bez drukowania i bez segregatora.
Ten przykład pokazuje, że do uporządkowania takiego obszaru wystarczą standardowe aplikacje Odoo i jeden dobrze przygotowany szablon dokumentu. A przede wszystkim standaryzacja procesu i jego konsekwentna obsługa.
Sprawdź co dostaniesz w standardzie Odoo