W Odoo możliwe jest prowadzenie pełnej ewidencji nieobecności pracowników: od wniosku urlopowego, przez zatwierdzenie, aż po saldo dni i raport dla kadr. Aplikacja Dni wolne działa w standardzie bez programowania. Poniżej opisujemy, co da się w niej ustawić samą konfiguracją i w którym miejscu standard przestaje wystarczać w polskich realiach.
Rodzaje nieobecności — fundament konfiguracji
Wszystko zaczyna się od rodzajów nieobecności: Dni wolne → Konfiguracja → Typy dni wolnych. Każdy rodzaj (urlop wypoczynkowy, na żądanie, okolicznościowy, zwolnienie lekarskie, opieka nad dzieckiem) ma własne zasady. Najważniejsze pola:
- Zatwierdzanie – brak akceptacji, akceptacja przełożonego, osoby odpowiedzialnej za dni wolne albo obu po kolei.
- Wymaga przydziału – czy pracownik musi mieć pulę dni (urlop wypoczynkowy), czy wnioski składa bez limitu (zwolnienie lekarskie).
- Jednostka – dni, pół dnia albo godziny. Godziny przydają się przy niepełnym etacie i krótkich wyjściach.
- Wymagany załącznik – np. zaświadczenie przy urlopie okolicznościowym.
- Saldo ujemne – czy pracownik może wziąć więcej dni, niż ma w przydziale.
- Kolor – rodzaj nieobecności widoczny w kalendarzu.
[formularz typu dni wolnych — urlop wypoczynkowy]
Obieg zatwierdzeń i przykłady jego dopasowania do struktury firmy opisaliśmy w osobnym artykule: „Kto zatwierdza urlop? Możliwości aplikacji Dni wolne w Odoo”.
Przydziały — skąd pracownik ma dni urlopu
Przydział to pula dni danego rodzaju dla pracownika na okres. Można go nadać na trzy sposoby:
- Ręcznie – pojedynczo, w Dni wolne → Zarządzanie → Przydziały.
- Masowo – jednym przydziałem dla wielu pracowników, całego działu, firmy albo tagu pracownika.
- Na wniosek pracownika – pracownik prosi o dodatkowe dni (np. za pracę w sobotę), a przełożony zatwierdza.
Do tego dochodzi naliczanie przyrostowe w Dni wolne → Konfiguracja → Plany naliczania. Plan dopisuje dni automatycznie: co miesiąc, co rok albo za przepracowane godziny. Można w nim ustawić:
- progi stażu (np. więcej dni od wskazanego roku pracy),
- moment naliczenia – na początku albo na końcu okresu,
- przeniesienie niewykorzystanych dni na kolejny rok, w całości albo do limitu.
Wniosek i jego obieg
Pracownik składa wniosek w Dni wolne → Moje dni wolne albo bezpośrednio w kalendarzu, zaznaczając zakres dat. Odoo samo liczy dni robocze z kalendarza pracy pracownika: pomija weekendy i dni świąteczne. Od razu pokazuje też saldo po wykorzystaniu.
Po zatwierdzeniu:
- nieobecność pojawia się w kalendarzu zespołu,
- na karcie pracownika widać status nieobecności, a w czacie (Dyskusje) – informację o nieobecności,
- przy włączonej aplikacji Arkusze czasu pracy powstają wpisy czasu za dni wolne,
- przy Płacach (w krajach, gdzie Odoo je obsługuje) nieobecność trafia do wpisów pracy.
Dni świąteczne i dni obowiązkowe
Dni ustawowo wolne wprowadza się w Dni wolne → Konfiguracja → Dni wolne od pracy. Odoo nie wyłącza ich z urlopu samo. Listę świąt trzeba uzupełnić na każdy rok, łącznie ze świętami ruchomymi (Wielkanoc, Boże Ciało). Dzień wolny może dotyczyć całej firmy albo wybranego kalendarza pracy.
Dni obowiązkowe działają odwrotnie: blokują wnioski w wybranych terminach, np. na czas inwentaryzacji albo zamknięcia roku.
Podgląd i raporty
- Przegląd – kalendarz nieobecności całego zespołu, z podziałem na działy, razem z wnioskami czekającymi na decyzję.
- Raportowanie – nieobecności według pracownika i według rodzaju, z widokiem tabeli przestawnej i eksportem do Excela.
- Saldo – ile dni pracownik ma, wykorzystał i ile mu zostało, osobno dla każdego rodzaju.
Uprawnienia mają trzy poziomy: pracownik widzi swoje wnioski, przełożony – wnioski zespołu, osoba odpowiedzialna za dni wolne – wszystkie.
Gdzie kończy się standard w polskich realiach
Odoo nie zna Kodeksu pracy. Część zasad da się odwzorować konfiguracją, części nie:
- Wymiar 20 / 26 dni – próg w planie naliczania liczy staż od daty zatrudnienia w Odoo. Wcześniejszych pracodawców i szkoły trzeba uwzględnić ręcznie, przydziałem albo zmianą daty startu naliczania.
- Urlop proporcjonalny przy zatrudnieniu lub odejściu w trakcie roku – naliczanie miesięczne daje wynik zbliżony. Zaokrąglenia w górę do pełnego dnia, jak wymaga przepis, trzeba pilnować samodzielnie.
- Urlop na żądanie – 4 dni wliczane do puli wypoczynkowego. Standard nie zdejmuje ich z dwóch pul naraz. Zwykle wystarcza osobny rodzaj nieobecności z przydziałem 4 dni i korekta salda wypoczynkowego.
- Zaległy urlop do 30 września – przeniesienie dni jest dostępne. Ważność przeniesionych dni warto sprawdzić w używanej wersji Odoo.
- Zwolnienia lekarskie e-ZLA i rozliczenie z ZUS – poza Odoo. Aplikacja tylko ewidencjonuje nieobecność. Płace w Polsce prowadzi się w zewnętrznym programie kadrowo-płacowym.
Uwaga: opis dotyczy Odoo 17–19. Nazwy menu i pól mogą się różnić między wersjami, a w Odoo 19 część opcji typów dni wolnych i planów naliczania przeniesiono na inne zakładki formularza.
Podsumowanie
Standard aplikacji Dni wolne wystarcza większości firm do ewidencji urlopów, obiegu wniosków i wspólnego kalendarza nieobecności. Przed wdrożeniem warto spisać rodzaje nieobecności, zasady przydziału i miejsce, z którego kadry biorą dane do płac. Dopiero wtedy wychodzi, czy potrzebne jest coś ponad konfigurację.