Kontakty w Odoo to aplikacja, którą łatwo przeoczyć. Na pierwszy rzut oka wygląda jak zwykła książka adresowa: nazwa, adres, telefon. W rzeczywistości karta kontaktu gromadzi dane ze wszystkich obszarów firmy i jest jednym z najcenniejszych źródeł informacji w całym systemie. Warto wiedzieć, co się w niej zapisuje i jak z tego korzystać.
Jeden kontakt dla całej firmy
W Odoo nie ma osobnych kartotek klientów CRM, odbiorców magazynu i kontrahentów księgowości. Jest jeden kontakt, z którego korzystają wszystkie aplikacje. Firma może mieć pod sobą osoby kontaktowe i dodatkowe adresy: do faktury, do dostawy i inne. Zmiana wprowadzona na firmie od razu działa w ofertach, wysyłkach i fakturach.
Jakie dane zapisuje karta kontaktu w Odoo?
Dane identyfikacyjne
- typ: firma lub osoba, z powiązaniem osoby z firmą,
- NIP, numer referencyjny, strona internetowa,
- stanowisko osoby kontaktowej, język, strefa czasowa,
- tagi, czyli dowolne etykiety do grupowania kontaktów,
- adresy z podziałem na fakturowe, dostawy i pozostałe, a także położenie na mapie.
Ustawienia handlowe i finansowe
- opiekun handlowy i zespół sprzedaży,
- cennik i waluta, w której klient kupuje,
- warunki płatności osobno dla sprzedaży i zakupów,
- pozycja podatkowa, np. dla klientów zagranicznych,
- rachunki bankowe i konta rozrachunkowe,
- limit kredytowy i ostrzeżenia wyświetlane przy sprzedaży, zakupie lub wydaniu towaru,
- preferowana metoda dostawy i sposób wysyłki faktur.
Historia relacji
Na karcie kontaktu widać, w jednym miejscu, wszystko, co dotyczy danego partnera:
- szanse sprzedaży, oferty i zamówienia,
- faktury, płatności i aktualne należności,
- zamówienia zakupu, jeśli kontakt jest też dostawcą,
- zgłoszenia serwisowe, zadania, spotkania i subskrypcje,
- korespondencję e-mail, notatki, załączniki i zaplanowane działania,
- historię zmian ważnych pól: kto i kiedy zmienił np. warunki płatności.
Odoo samo oznacza też, czy kontakt jest klientem, dostawcą, czy jednym i drugim, na podstawie wystawionych dokumentów.
Dane komunikacyjne
- adresy e-mail i telefony,
- zgody i rezygnacje z wysyłek marketingowych,
- informacja o adresach, na które wiadomości nie dochodzą.
Do czego przydają się dane z kontaktów w Odoo?
W sprzedaży
Oferta dla klienta sama dostaje właściwy cennik, warunki płatności, język i adres dostawy. Handlowiec nie musi o nich pamiętać. Opiekun z karty kontaktu może automatycznie przejmować nowe zapytania od tego klienta, a ostrzeżenie na karcie, np. „tylko przedpłata”, pojawia się każdemu, kto przygotowuje ofertę.
W finansach
Należności, terminy płatności i limit kredytowy pozwalają szybko ocenić, czy przyjąć kolejne zamówienie. Odoo może wysyłać klientom przypomnienia o zaległych płatnościach, z różnymi poziomami monitów i osobą odpowiedzialną za windykację. Dane podatkowe na karcie decydują, jak faktura zostanie rozliczona.
W marketingu
Tagi, kraj, język, branża i historia zakupów to gotowe kryteria do segmentacji. Na ich podstawie można budować listy do kampanii e-mail lub SMS. Zapisane zgody i rezygnacje pomagają wysyłać wiadomości tylko do osób, które się na nie zgodziły.
W logistyce i serwisie
Adresy dostaw i położenie na mapie ułatwiają planowanie wysyłek i wizyt serwisantów. Osoby kontaktowe przypisane do konkretnych lokalizacji pozwalają od razu zadzwonić do właściwego człowieka.
W raportach
Prawie każdy raport w Odoo można pogrupować po kontakcie lub jego cechach: sprzedaż według regionu, opiekuna czy tagu; należności według klienta; zakupy według dostawcy. Im lepiej uzupełnione kontakty, tym więcej da się z raportów wyczytać.
W automatyzacji
Pola kontaktu to naturalne warunki dla reguł automatyzacji. Przykładowo:
- powiadomienie opiekuna, gdy jego klient przekroczy limit kredytowy,
- automatyczne zadanie dla handlowca, gdy klient od dawna nic nie zamówił,
- przypisanie nowego kontaktu do handlowca na podstawie kraju lub języka,
- uzupełnienie tagów na podstawie pierwszego zamówienia.
Gdy standardowych pól zabraknie, kartę kontaktu można rozszerzyć o własne pola w narzędziu Studio, np. źródło pozyskania, segment czy datę pierwszego kontaktu.
O co zadbać, żeby dane pracowały
Automatyzacje i raporty są tak dobre, jak dane, na których pracują. Warto od początku:
- Ustalić zasady zakładania kontaktów – kiedy firma, kiedy osoba, które pola są obowiązkowe.
- Korzystać z autouzupełniania danych firmy zamiast ręcznego przepisywania.
- Regularnie scalać duplikaty – Odoo ma do tego wbudowane narzędzie.
- Pilnować adresów e-mail – wspólne skrzynki typu biuro@ czy prywatne adresy utrudniają rozpoznanie, kto pisze.
- Wyznaczyć osobę odpowiedzialną za jakość bazy kontaktów.
Podsumowanie
Karta kontaktu w Odoo to nie tylko adres i telefon. To skrót całej relacji z klientem lub dostawcą: warunki handlowe, historia zakupów, płatności, korespondencja i zgody. Uporządkowane kontakty sprawiają, że sprzedaż, finanse, marketing i serwis pracują na tych samych, wiarygodnych informacjach.