Jeśli płacisz za Odoo od liczby użytkowników, pewnie znasz ten dylemat: pracownik potrzebuje systemu raz w miesiącu, żeby złożyć wniosek urlopowy, a licencja kosztuje tyle samo co konto księgowej. Odoo 20 odpowiada na to nowym rodzajem konta — użytkownikiem lekkim (Light User). Rozwiązuje jeden problem, ale dokłada inny, o którym warto wiedzieć przed aktualizacją.
Czym jest użytkownik lekki w Odoo 20?
To tańsze konto dla osób, które korzystają z Odoo na własne potrzeby, a nie do prowadzenia firmy. Pracownik z takim kontem obsługuje swoje sprawy sam, bez pośrednictwa kadr czy kierownika.
Według opisów partnerów Odoo konto lekkie obejmuje m.in.:
- dni wolne — składanie własnych wniosków urlopowych i podgląd swojego salda,
- obecności — rejestrowanie wejść i wyjść,
- wydatki — rozliczanie własnych kosztów służbowych,
- oceny pracownicze i katalog pracowników,
- samodzielny onboarding nowych osób,
- pracę operacyjną: punkt sprzedaży, skanowanie kodów kreskowych, obsługę hali produkcyjnej, planowanie zmian, serwis w terenie.
Nie obejmuje sprzedaży, zakupów, projektów ani księgowości. To konto dla pracownika, nie dla osoby, która prowadzi procesy.
Kto nadal potrzebuje pełnego konta?
Granica jest prosta: wystarczy jedno uprawnienie spoza zakresu konta lekkiego, a konto staje się pełne i jest rozliczane jak pełne.
Najczęściej pełnego konta potrzebują:
- przełożeni, którzy zatwierdzają urlopy — zatwierdzanie cudzych wniosków wykracza poza zakres konta lekkiego,
- kadry — wpisywanie nieobecności za innych, zwolnienia lekarskie, przydziały urlopów,
- zarząd i kierownicy działów — raporty, zatwierdzenia, dostęp do danych zespołu,
- wszyscy, którzy pracują w sprzedaży, zakupach, magazynie czy księgowości.
Pułapka: karty pracowników też liczą się do faktury
To najważniejsza zmiana i najłatwiej ją przeoczyć. Według nowej wersji umowy subskrypcyjnej Odoo każda aktywna karta pracownika w aplikacji Pracownicy, która nie jest powiązana z kontem użytkownika, liczy się jako użytkownik lekki — i jest płatna.
W praktyce oznacza to, że po aktualizacji do Odoo 20 zapłacisz także za:
- pracowników, którzy nigdy nie logowali się do Odoo, a mają kartę dla celów kadrowych,
- osoby, które odbijają obecność tylko na kiosku,
- byłych pracowników, których karty nie zostały zarchiwizowane.
Karty zarchiwizowane nie są liczone. Zanim zaktualizujesz system, przejrzyj listę pracowników i zarchiwizuj osoby, które już u Ciebie nie pracują.
Ile to kosztuje i jak to kupić?
Konto lekkie jest kilkukrotnie tańsze od pełnego. Ceny podawane przez partnerów różnią się w zależności od kraju i źródła, dlatego nie warto opierać budżetu na liczbach z internetu.
Trzy rzeczy, które warto wiedzieć:
- konta lekkiego nie kupisz samodzielnie w cenniku na stronie Odoo — wycenę przygotowuje doradca Odoo,
- korzystanie z niego wymaga przyjęcia nowej wersji umowy subskrypcyjnej,
- w Odoo 19 nic się nie zmienia — konta lekkie nie istnieją, a karty pracowników bez konta pozostają bezpłatne. Temat pojawia się przy decyzji o aktualizacji.
Jak przygotować się przed aktualizacją do Odoo 20?
- Zrób listę pracowników bez konta i zdecyduj, kto powinien je dostać, a kogo zarchiwizować.
- Podziel użytkowników na dwie grupy: ci, którzy prowadzą procesy (pełne konto), i ci, którzy obsługują tylko swoje sprawy (konto lekkie).
- Sprawdź strukturę podległości. Każdy przełożony, który zatwierdza urlopy lub wydatki, potrzebuje pełnego konta. Czasem taniej jest przenieść zatwierdzanie na jedną osobę niż dokupować pełne konto kierownikowi zmiany.
- Porównaj dwa scenariusze: ile oszczędzasz na kontach lekkich dla obecnych użytkowników i ile dopłacasz za karty pracowników, które dziś są bezpłatne.
- Poproś doradcę Odoo o wycenę na podstawie tej listy, zanim podpiszesz nową umowę.
Podsumowanie
Użytkownik lekki to dobra wiadomość dla firm, w których wielu pracowników potrzebuje Odoo tylko do urlopów, obecności czy wydatków. Ale o koszcie licencji przestaje decydować tylko to, kto się loguje — liczy się też to, kogo masz w kartotece pracowników i kto komu zatwierdza wnioski. Dobrze przygotowana lista użytkowników przed aktualizacją to kilka godzin pracy, które mogą zdecydować o wysokości faktury przez cały okres subskrypcji.