Jeśli Twoja firma naprawia urządzenia klientów albo utrzymuje w ruchu własny park maszyn, pewnie szukasz sposobu, żeby przestać zarządzać tym w arkuszach i kalendarzach. Odoo ma do tego dwie aplikacje o podobnie brzmiących nazwach: Naprawy i Konserwacja. W praktyce rozwiązują one zupełnie różne problemy, a ich pomylenie to jeden z częstszych błędów na etapie wyboru zakresu wdrożenia.
Dwie aplikacje, dwa różne pytania
Najprościej zapamiętać to tak:
- Naprawy odpowiadają na pytanie: co zrobiliśmy z urządzeniem, które ktoś nam oddał do naprawy? To aplikacja dla serwisu, który przyjmuje sprzęt klienta lub własny produkt w ramach reklamacji.
- Konserwacja odpowiada na pytanie: w jakim stanie są nasze maszyny i kiedy trzeba je przejrzeć? To aplikacja dla utrzymania ruchu, czyli dbania o własny sprzęt firmy: maszyny produkcyjne, pojazdy, urządzenia IT.
Różnica wydaje się oczywista, ale ma duże konsekwencje. Naprawy są mocno związane z magazynem, sprzedażą i fakturowaniem. Konserwacja – z produkcją i planowaniem przestojów.
Naprawy – jak to działa?
Centralnym dokumentem jest zlecenie naprawy. Zawiera ono:
- naprawiany produkt, a jeśli jest śledzony – także jego numer seryjny,
- klienta i ewentualnie powiązane zamówienie lub zgłoszenie,
- listę części: dodawanych, usuwanych i przekazywanych do utylizacji,
- informację, czy naprawa jest objęta gwarancją,
- notatki wewnętrzne i historię komunikacji z klientem.
Zlecenie przechodzi przez kolejne etapy: od przyjęcia, przez potwierdzenie i realizację, aż po zakończenie naprawy. Części pobierane są z magazynu w momencie naprawy, więc stany magazynowe zgadzają się bez ręcznych korekt.
Wycena i fakturowanie
Przy naprawach płatnych z poziomu zlecenia można przygotować ofertę dla klienta, wysłać ją do akceptacji, a po zakończeniu prac wystawić fakturę za części i robociznę. Naprawy gwarancyjne realizowane są bez obciążania klienta, ale zużyte części nadal rozchodują się z magazynu. Dzięki temu widać, ile faktycznie kosztuje obsługa gwarancji.
Powiązania z innymi aplikacjami
Naprawy pokazują pełnię możliwości dopiero w połączeniu z innymi modułami:
- Helpdesk – zgłoszenie klienta może od razu utworzyć zlecenie naprawy lub zwrot towaru,
- Magazyn – przyjęcie urządzenia, pobranie części, wysyłka po naprawie,
- Sprzedaż i Fakturowanie – oferta, zamówienie i faktura za naprawę płatną,
- Numery seryjne – pełna historia konkretnego egzemplarza: kiedy był sprzedany, ile razy naprawiany, jakie części wymieniono.
Konserwacja – jak to działa?
Podstawą aplikacji jest kartoteka sprzętu. Każde urządzenie ma swoją kategorię, lokalizację, numer seryjny, dostawcę, datę zakupu, gwarancję oraz zespół odpowiedzialny za jego utrzymanie. Sprzęt można przypisać do pracownika, działu lub stanowiska roboczego na produkcji.
Prace rejestruje się jako zgłoszenia konserwacyjne dwóch rodzajów:
- naprawcze – gdy coś się zepsuło i trzeba zareagować,
- zapobiegawcze – planowane z góry, z określoną częstotliwością, np. co 3 miesiące lub co rok.
Zgłoszenia trafiają na tablicę zespołu utrzymania ruchu i do kalendarza. Kierownik od razu widzi, co jest zaplanowane, co w toku, a co przeterminowane.
Statystyki, które pomagają planować
Na podstawie historii zgłoszeń Odoo wylicza dla każdego urządzenia wskaźniki takie jak średni czas między awariami (MTBF) i średni czas naprawy (MTTR). To dobra podstawa do decyzji, czy maszynę dalej naprawiać, czy już wymienić.
Konserwacja a produkcja
Jeśli korzystasz z aplikacji Produkcja, sprzęt można powiązać ze stanowiskami roboczymi. Planowana konserwacja jest wtedy widoczna przy planowaniu zleceń produkcyjnych. Łatwiej uniknąć sytuacji, w której przegląd maszyny wypada w środku pilnego zlecenia.
Kiedy która aplikacja?
| Sytuacja | Aplikacja |
| Klient przysyła uszkodzone urządzenie do warsztatu | Naprawy |
| Reklamacja sprzedanego produktu, wymiana części | Naprawy (+ Helpdesk) |
| Przegląd okresowy maszyny na hali produkcyjnej | Konserwacja |
| Awaria wózka widłowego lub serwerowni w firmie | Konserwacja |
| Serwisant jedzie do klienta naprawić urządzenie na miejscu | Field Service (+ Helpdesk) |
Ostatni wiersz jest ważny. Prace wykonywane u klienta w terenie – montaże, przeglądy, interwencje – obsługuje w Odoo aplikacja Field Service, z aplikacją mobilną, harmonogramem i podpisem klienta. Naprawy i Konserwacja nie są do tego przeznaczone.
Na co zwrócić uwagę przy wyborze?
- Czyj jest sprzęt? Konserwacja służy do sprzętu własnego firmy. Próba prowadzenia w niej urządzeń zainstalowanych u klientów szybko natrafia na ograniczenia: brakuje powiązań z klientem, umową i sprzedażą.
- Czy potrzebujesz bazy urządzeń u klientów? Jeśli sprzedajesz i serwisujesz urządzenia przez lata, przyda Ci się kartoteka zainstalowanych egzemplarzy z historią serwisową. W standardzie część tej roli pełnią numery seryjne, ale przy rozbudowanych danych technicznych (konfiguracja, podzespoły, okresy przeglądów) zwykle potrzebne jest rozszerzenie.
- Jak wygląda Twój protokół? Proste listy kontrolne da się zbudować standardowymi narzędziami. Rozbudowane protokoły z pomiarami i tabelami warto przeanalizować osobno, zanim trafią do wyceny.
- Czy umowy serwisowe mają wpływać na pracę? Gwarancja, umowa i poziom SLA decydują, czy naprawa jest płatna i jak szybko trzeba zareagować. Warto od początku zaplanować, gdzie te informacje będą zapisane.
Podsumowanie
Naprawy i Konserwacja to dwa różne narzędzia: pierwsze dla serwisu urządzeń klientów, drugie dla utrzymania ruchu we własnej firmie. Oba najwięcej dają w połączeniu z magazynem, sprzedażą i produkcją, bo wtedy każda naprawa i każdy przegląd zostawiają ślad w kosztach i stanach. Dobrze dobrana aplikacja na starcie oszczędza wielu przeróbek w trakcie wdrożenia.