Na fakturze z Odoo często musi się znaleźć więcej niż nazwa towaru, ilość i cena. Kontrahent prosi o kod PKWiU. Księgowość potrzebuje oznaczenia GTU do JPK_VAT. Przy części towarów faktura powyżej 15 000 zł brutto musi mieć adnotację „mechanizm podzielonej płatności”. Wszystkie te informacje wynikają z towaru, więc najlepiej trzymać je na karcie produktu, a nie wpisywać ręcznie na każdym dokumencie.
Trzy kody, trzy różne zastosowania
- PKWiU (Polska Klasyfikacja Wyrobów i Usług) to kod statystyczny wyrobu lub usługi. Kontrahenci wymagają go na fakturze, służy też do ustalenia, czy towar podlega szczególnym regułom VAT.
- GTU (grupa towarów i usług, GTU_01–GTU_13) to oznaczenie w ewidencji JPK_VAT. Na przykład wyroby stalowe mają oznaczenie GTU_08 (metale).
- MPP (mechanizm podzielonej płatności) dotyczy towarów z załącznika nr 15 do ustawy o VAT. Faktura powyżej 15 000 zł brutto z takim towarem musi mieć adnotację o podzielonej płatności.
Do deklaracji Intrastat dochodzi jeszcze kod CN (Nomenklatura Scalona). Warto go od razu uwzględnić w tej samej strukturze danych.
Co jest w standardzie Odoo, a czego brakuje
Polska lokalizacja Odoo obsługuje oznaczenia GTU na potrzeby JPK_VAT. Brakuje w niej pola na kod PKWiU na produkcie i automatycznego oznaczania MPP. Dlatego wiele firm wpisuje PKWiU do opisu produktu, a adnotację MPP dodaje na fakturze ręcznie. Przy kilku pozycjach to działa. Przy większej ilości już nie.
Brakujące elementy uzupełnia moduł SoniqSoft. Działa w trzech obszarach: import, widoki i wydruki.
1. Import danych
Kody najlepiej wprowadzić podczas migracji, razem z kartoteką produktów. W tym celu należy:
- Przygotować plik produktów (XLSX lub CSV) z kolumnami PKWiU, GTU i MPP (prawda/fałsz), a dla handlu zagranicznego także CN.
- Uzupełnić kody w pliku przed importem. Najlepiej zrobi to osoba, która zna asortyment.
- Po imporcie danych do Odoo zweryfikować je.
2. Widoki
Po instalacji modułu kody są widoczne tam, gdzie się z nimi pracuje:
- Karta produktu — pola PKWiU, GTU i MPP w zakładce z informacjami księgowymi.
- Lista produktów — kolumny do sortowania, grupowania i filtrowania
- Zamówienie sprzedaży i faktura — znacznik MPP ustawia się automatycznie. Wystarczy, że dokument zawiera produkt z MPP i przekracza próg 15 000 zł brutto.
- Produkcja — przy zamknięciu zlecenia produkcyjnego wyrób gotowy dostaje GTU i MPP na podstawie użytych komponentów. Dzięki temu nowe produkty, nie wypadają z ewidencji.
[karta produktu z polami PKWiU, GTU, MPP]
3. Wydruki
Na wydruku faktury kod PKWiU może się pojawić w dwóch miejscach:
- Pod nazwą produktu, w opisie pozycji. To najprostszy wariant, czytelny dla odbiorcy i niewymagający zmiany układu tabeli.
- W osobnej kolumnie tabeli pozycji. Ten wariant wymaga dostosowania szablonu dokumentu, ale lepiej sprawdza się przy dokumentach z wieloma pozycjami.
Adnotacja „mechanizm podzielonej płatności” drukuje się na fakturze, gdy dokument ma znacznik MPP. Ten sam kod można też pokazać na ofercie, zamówieniu sprzedaży i dokumencie WZ.
Na koniec
PKWiU, GTU i MPP to dane produktu, nie dokumentu. Wprowadzone raz, przy imporcie, trafiają same na zamówienia, faktury, wydruki i do JPK. Każda ręczna adnotacja to jedno miejsce na błąd mniej.