Jeśli sprzedajesz usługi abonamentowe, licencje, serwis albo regularne dostawy, prędzej czy później pojawi się pytanie: czy wystarczy standardowa aplikacja Subskrypcje w Odoo? W większości przypadków tak. Warto jednak wiedzieć, co dokładnie potrafi, zanim zaczniesz szukać dodatków.
Czym są Subskrypcje w Odoo
Subskrypcje to aplikacja do obsługi przychodów cyklicznych. Automatycznie wystawia faktury, prowadzi odnowienia i pokazuje, jak zmienia się baza klientów. Działa razem ze Sprzedażą, Fakturowaniem, CRM i Helpdeskiem.
Mechanizm jest prosty. Każde zamówienie sprzedaży z ustawionym planem cyklicznym staje się subskrypcją. Nie ma osobnego „rodzaju dokumentu”. Ofertę tworzysz tak jak zwykłą sprzedaż, wskazujesz klienta, plan i pozycje, a po potwierdzeniu Odoo przejmuje kolejne cykle.
Plany cykliczne – serce konfiguracji
Plany definiuje się w Subskrypcje → Konfiguracja → Plany cykliczne. Odoo ma gotowe plany miesięczny i roczny, a własne dodaje się w kilka minut. Każdy plan określa:
- okres rozliczeniowy liczony w tygodniach, miesiącach lub latach (dni są zarezerwowane dla wypożyczeń),
- automatyczne zamknięcie po określonej liczbie dni bez płatności,
- wyrównanie do początku okresu: fakturowanie od pierwszego dnia kolejnego okresu, z proporcjonalnie przeliczoną pierwszą fakturą,
- szablon e-maila z fakturą,
- własne ceny dla planu, które nadpisują cenę z karty produktu.
Samoobsługa klienta
W planie decydujesz, co klient może zrobić sam w portalu:
- zamknąć subskrypcję, od wybranej daty albo z końcem bieżącego okresu,
- dodać produkty lub zmienić ilości (Odoo tworzy wtedy ofertę dosprzedaży),
- odnowić subskrypcję,
- przejść na inny plan spośród planów dopuszczonych jako opcjonalne.
Produkty subskrypcyjne
Produktem subskrypcyjnym może być usługa, ale też towar fizyczny. Na zakładce Ceny cykliczne przypisujesz cenę do każdego planu. Dzięki temu ten sam produkt może kosztować inaczej miesięcznie, a inaczej rocznie. Dłuższe plany zwykle dostają rabat. Produkty z wariantami też są obsługiwane.
Dla towarów fizycznych dokumentacja zaleca politykę fakturowania wg zamówionych ilości, żeby uniknąć błędów na fakturach.
Cykl życia subskrypcji
Dosprzedaż (upsell)
Przycisk Dosprzedaż na subskrypcji tworzy powiązaną ofertę. Nowe pozycje są proporcjonalnie przeliczane do końca bieżącego okresu rozliczeniowego, ale tylko dla produktów typu usługa. Po akceptacji klienta pozycje dołączają do pierwotnej subskrypcji. Warunek: subskrypcja musi być już zafakturowana. Można też przygotować wariant alternatywny oferty.
Odnowienie
Przycisk Odnów tworzy ofertę odnowienia z nową datą startu i datą następnej faktury. Wszystkie powiązane zamówienia widać w historii sprzedaży subskrypcji.
Zamknięcie
Subskrypcję zamyka administrator albo sam klient w portalu. Za każdym razem trzeba wybrać powód zamknięcia z listy, którą definiujesz w konfiguracji. Zamknięta subskrypcja dostaje status Churned, a data i powód trafiają do historii. To surowiec do analizy, dlaczego klienci odchodzą.
Płatności automatyczne
Subskrypcje mogą pobierać płatności same. Potrzebny jest operator obsługujący tokenizację, czyli zapisywanie danych karty. Dokumentacja Odoo 19 wymienia: Adyen, Authorize.net, Flutterwave, Razorpay, Stripe i Xendit. Klient zapisuje dane płatności przy pierwszym zakupie albo w portalu.
Gdy płatność się nie powiedzie, Odoo oznacza subskrypcję jako wyjątek i wstrzymuje dla niej automatyczne akcje. To celowe zabezpieczenie przed podwójnym obciążeniem klienta. Status trzeba sprawdzić i odblokować ręcznie.
Dostawy cykliczne i sprzedaż online
Z aplikacją Magazyn subskrypcja może obejmować wysyłkę towaru, np. paczki z produktami co miesiąc. W każdym cyklu Odoo tworzy fakturę i zlecenie wydania, a koszt dostawy dodaje się z poziomu oferty.
Produkty subskrypcyjne można też opublikować w sklepie internetowym. Klient sam wybiera okres rozliczeniowy przy zakupie.
Raporty: MRR, ARR i retencja
Subskrypcje mają własne raporty:
- Analiza subskrypcji: liczba subskrypcji i przychód cykliczny, z filtrami po etapie i planie,
- MRR Breakdown i MRR Analysis: miesięczny (MRR) i roczny (ARR) przychód cykliczny oraz ich zmiany w czasie,
- Analiza retencji: jak długo klienci zostają.
Dla firmy abonamentowej to podstawowe wskaźniki. W Odoo masz je bez arkusza i bez eksportów.
Gdzie kończą się możliwości standardu
Subskrypcje są zbudowane wokół modelu z góry: faktura dotyczy okresu, który się zaczyna. Dobrze sprawdza się to przy abonamentach, licencjach SaaS czy dostawach opłacanych z wyprzedzeniem.
Ograniczenia, o których warto wiedzieć przed wdrożeniem:
- Rozliczenia z dołu. Czynsze, dzierżawy czy obsługa za miesiąc zakończony wymagają innego mechanizmu. Opisaliśmy go w artykule:
Fakturowanie z dołu w Odoo – kontrakty zamiast Subskrypcji. - Własne daty startu okresów. Według dokumentacji wymagają programowania. Standard oferuje wyrównanie do początku okresu.
- Okres dzienny. Nie jest dostępny w Subskrypcjach, bo zarezerwowano go dla wypożyczeń.
Podsumowanie
Standardowe Subskrypcje w Odoo 19 obejmują cały cykl przychodu cyklicznego: ofertę, fakturowanie, płatności, dosprzedaż, odnowienie, zamknięcie i analizę. Jeśli Twoi klienci płacą z góry, w większości przypadków dodatkowe moduły nie są potrzebne. Jeśli rozliczasz się z dołu, zdecyduj o tym przed wdrożeniem, a nie po pierwszej serii faktur.