Dokumentacja firmowa zwykle żyje w trzech miejscach naraz: w folderze na dysku, w głowie jednej osoby i w załączniku do maila sprzed dwóch lat. Każde z nich ma inną wersję prawdy. Wiedza (Knowledge) to odpowiedź Odoo na ten problem — aplikacja do budowania bazy wiedzy wewnątrz systemu, a nie obok niego.
Czym właściwie jest Wiedza
To aplikacja produktywnościowa dla użytkowników wewnętrznych, dostępna w wersji Enterprise. Podstawową jednostką jest artykuł: tytuł i treść. Treść to pole HTML, więc mieści tekst, obrazy, odnośniki, tabele, pliki, a także — i to jest najciekawsze — żywe dane z innych aplikacji Odoo.
Artykuły układają się w drzewo. Każdy może mieć artykuły podrzędne, te z kolei własne. Struktura nie jest ozdobą: artykuł podrzędny dziedziczy uprawnienia rodzica, więc hierarchia jest jednocześnie modelem dostępu.
Jak zorganizowana jest treść
Boczny panel dzieli artykuły na cztery kategorie:
- Ulubione — to, co oznaczysz gwiazdką.
- Obszar roboczy — treści dostępne dla wszystkich użytkowników wewnętrznych.
- Udostępnione — artykuły wskazane konkretnym osobom.
- Prywatne — twoje własne notatki.
Przeniesienie artykułu między gałęziami to przeciągnięcie myszą. Przeniesienie między kategoriami zwykle wynika ze zmiany uprawnień, nie z osobnej decyzji — to ten sam ruch widziany z dwóch stron.
Co potrafi edytor
Artykuł pisze się jak dokument tekstowy, ale pod ukośnikiem kryje się zestaw poleceń, których w zwykłym edytorze nie ma:
- Indeks — automatyczna lista artykułów podrzędnych, aktualizująca się sama.
- Elementy artykułu w widoku listy, kanban, kart lub kalendarza — czyli mała baza danych wewnątrz artykułu.
- Schowek — fragment treści przygotowany do wklejania w innych miejscach systemu.
- Sekcja zwijana — ukrywa szczegóły, zostawia nagłówek.
- Odnośnik do artykułu — skrót do innej strony bazy wiedzy.
Do tego okładka graficzna, emoji w tytule i komentarze przypinane do zaznaczonego fragmentu tekstu. Komentarz siedzi przy zdaniu, którego dotyczy, a nie na końcu dokumentu.
Właściwości, czyli artykuł jako rejestr
Elementy artykułu i artykuły podrzędne mogą mieć właściwości — własne pola danych definiowane na poziomie rodzica i wspólne dla całej grupy. Dzięki temu gałąź drzewa przestaje być zbiorem tekstów, a staje się rejestrem: lista procedur z polem „właściciel” i „data przeglądu”, katalog klientów z polem „branża”, rejestr decyzji z polem „status”.
To jest granica, na której Wiedza przestaje konkurować z edytorem tekstu, a zaczyna z arkuszem kalkulacyjnym.
Dane z innych aplikacji w środku artykułu
Najmocniejsza funkcja aplikacji nie jest edytorska. Z dowolnej aplikacji Odoo możesz wstawić do artykułu widok — listę, kanban, wykres — albo odnośnik do niego. Wstawiony widok nie jest zrzutem ekranu. To działający widok, który pokazuje bieżące dane.
Procedura obsługi reklamacji może więc zawierać aktualną listę otwartych reklamacji. Instrukcja dla magazynu — bieżące stany. Karta projektu — zadania w toku.
Ważne ograniczenie, które z tego wynika: użytkownik, który nie ma dostępu do danych, nie zobaczy wstawionego widoku, nawet jeśli ma dostęp do artykułu. Uprawnienia do danych wygrywają z uprawnieniami do tekstu. To zachowanie bezpieczne, ale trzeba o nim wiedzieć, zanim ktoś zgłosi, że „u mnie tego nie ma”.
Udostępnianie i uprawnienia
Dostęp ustawia się na trzech poziomach:
- Dostęp ogólny — wszyscy użytkownicy wewnętrzni mogą edytować, mogą tylko czytać, albo artykuł jest dostępny wyłącznie dla wskazanych osób.
- Widoczność w drzewie — artykuł widoczny dla wszystkich albo tylko dla członków. Ten drugi wariant nie znika z systemu, tylko z panelu bocznego; kto ma dostęp, znajdzie go przez wyszukiwanie.
- Zaproszenia imienne — pojedyncze osoby z konkretnym poziomem uprawnień. Tą drogą dostęp może dostać również użytkownik portalu, czyli ktoś spoza firmy.
Osobno działa udostępnianie publiczne: przełącznik otwierający artykuł pod adresem internetowym, dla każdego z linkiem. Ta funkcja wymaga zainstalowanej aplikacji Strona internetowa.
Co chroni treść
Baza wiedzy bez mechanizmów cofania zmian jest ryzykowna — jeden niefortunny wklej psuje procedurę dla wszystkich. Odoo daje tu cztery zabezpieczenia:
- Historia wersji z podglądem starej wersji, porównaniem różnic i przywróceniem.
- Blokada treści — artykuł zamknięty na edycję do odwołania.
- Kosz — usunięty artykuł czeka trzydzieści dni, zanim zniknie na dobre.
- Archiwum — ścieżka osobna od kosza, dla treści nieaktualnych, ale wartych zachowania.
Gdzie Wiedza styka się z resztą systemu
Artykuły są dostępne nie tylko z poziomu własnej aplikacji. Z formularza w innych aplikacjach otwierasz paletę wyszukiwania i szukasz artykułu wyszukiwaniem semantycznym — po sensie zapytania, nie po dokładnym słowie. Handlowiec patrzy na ofertę i wywołuje procedurę rabatową bez opuszczania oferty.
W drugą stronę działają szablony: artykuł oznaczony jako szablon zasila bibliotekę gotowych struktur, z których powstają kolejne dokumenty. W najnowszych wydaniach doszło też generowanie treści artykułu na podstawie polecenia tekstowego.
Czego Wiedza nie robi
Uczciwy obraz wymaga wymienienia granic:
- To aplikacja Enterprise. W wersji Community jej nie ma.
- Adresatem są użytkownicy wewnętrzni. Klient zobaczy artykuł tylko z imiennego zaproszenia albo z publicznego linku.
- To nie jest system obiegu dokumentów. Nie ma ścieżki zatwierdzania, podpisu ani wersjonowania plików — od tego są inne aplikacje Odoo.
- To nie jest repozytorium plików. Załącznik w artykule to załącznik, nie zarządzany zasób.
Podsumowanie
Wiedza w Odoo wygrywa nie funkcjami edytora, bo te ma dziś każdy edytor tekstu. Wygrywa jednym: dokumentacja stoi w tym samym systemie co dane, których dotyczy, i może je pokazywać na żywo. Procedura przestaje być opisem procesu obok procesu — staje się jego częścią.
Jeśli firma już pracuje na Odoo w wersji Enterprise, uruchomienie bazy wiedzy nie wymaga nowego narzędzia ani nowego logowania. Wymaga decyzji, kto pilnuje aktualności treści — a tego żadna aplikacja nie załatwi za nikogo.