Zarys
W firmie produkcyjno-serwisowej z branży motoryzacyjnej korespondencja z klientami i dostawcami toczy się w Odoo 19. Wiadomości trafiają do szans w CRM, ofert, faktur, zamówień zakupu i zleceń serwisowych. Odpowiedzi klientów wracają do tych samych dokumentów.
Problem
Każda wiadomość była zapisana przy właściwym dokumencie, ale nie było jednego miejsca, w którym widać, na co nikt jeszcze nie odpowiedział. Pytanie klienta o fakturę albo potwierdzenie od dostawcy mogło przeleżeć kilka dni, jeśli nikt akurat nie otworzył danego rekordu. Sprawdzanie dokumentów po kolei zajmowało czas i nie dawało pewności.
Rozwiązanie
Wdrożyliśmy moduł Komunikacja, który pojawia się w Odoo jako osobna aplikacja. Gdy klient lub dostawca odpisze na wiadomość, dokument dostaje oznaczenie „Potrzebna odpowiedź” i trafia na wspólną listę. Moduł obejmuje sześć obszarów: kontakty, CRM, sprzedaż, faktury, zakupy i serwis terenowy. Z listy można przejść bezpośrednio do dokumentu.
Oznaczenie znika samo, gdy odpowie dowolny pracownik: z Odoo albo ze swojej skrzynki pocztowej. Notatki wewnętrzne nie zmieniają statusu. Jeśli wiadomość nie wymaga reakcji, jak zwykłe potwierdzenie przyjęcia zamówienia, wystarczy kliknąć „Oznacz jako obsłużone”.
Zaczęliśmy od CRM. Zakres poszerzyliśmy o kolejne obszary na podstawie uwag zespołu z pierwszych tygodni pracy.
Efekt
Zespół sprzedaży, księgowość i serwis pracują na jednej liście spraw, na które trzeba odpowiedzieć, zamiast przeglądać dokumenty po kolei. Żadna odpowiedź klienta nie ginie w historii rekordu.
Ten przykład pokazuje, że w ERP często nie brakuje danych, tylko widoku, który pokazuje, co wymaga reakcji teraz.