Firma tworząca własną aplikację wypuszcza nową wersję. Zmienia się ekran, przybywa funkcja, coś działa inaczej niż wczoraj. Zespół jest dumny z wydania, a pierwszy sygnał od użytkowników to zgłoszenia „coś się zepsuło”. Często nic się nie zepsuło — po prostu nikt im nie powiedział, że to się zmieni.
Dlaczego informacja o aktualizacji ginie
W wielu firmach wiadomość o nowej wersji wysyła ktoś z zespołu, z własnej skrzynki, do listy adresów w Excelu. W praktyce oznacza to:
- listę, której nikt nie aktualizuje — nowi użytkownicy jej nie dostają, byli dostają dalej,
- jedną wiadomość dla wszystkich, choć administratora interesuje co innego niż użytkownika końcowego,
- brak wiedzy, kto wiadomość otworzył, a kto nigdy jej nie zobaczył,
- brak możliwości wypisania się, co przy korespondencji masowej jest wymogiem, a nie uprzejmością.
Email Marketing w Odoo jako kanał komunikacji z użytkownikami
Aplikacja Email Marketing w Odoo kojarzy się z promocjami i newsletterem. Równie dobrze sprawdza się jako uporządkowany kanał informowania użytkowników o zmianach w produkcie. Kluczowe jest to, że lista odbiorców nie żyje w osobnym pliku, tylko opiera się na kontaktach, które firma i tak ma w Odoo.
Najpierw warto ustalić listy mailingowe według roli: administratorzy klientów, użytkownicy końcowi, partnerzy wdrożeniowi. Następnie przygotować dwa rodzaje wiadomości:
- Zapowiedź — kilka dni przed wydaniem: co się zmieni, kiedy i czy wymaga to działania po stronie klienta.
- Informacja o wdrożeniu — w dniu publikacji: co już działa, gdzie szukać opisu zmian, do kogo zgłaszać uwagi.
Finalnie wysyłkę można zaplanować na konkretną godzinę, np. tuż po zakończeniu prac serwisowych, a szablon wiadomości wykorzystać przy kolejnych wydaniach.
Co zyskuje firma
Statystyki otwarć i kliknięć pokazują, czy informacja dotarła, zanim pojawią się zgłoszenia. Wypisania obsługiwane są automatycznie. Historia wysłanych komunikatów zostaje w systemie, więc łatwo sprawdzić, o czym i kiedy klienci zostali poinformowani.
Na koniec
Najlepiej przygotowana aktualizacja traci na wartości, jeśli użytkownik dowiaduje się o niej przez przypadek. Uporządkowana komunikacja o zmianach to część produktu, a nie dodatek do niego.