Jeśli w Twojej firmie samochody służbowe śledzi się w arkuszu, a terminy przeglądów i końca leasingu pamięta jedna osoba, wiesz, jak łatwo coś przeoczyć. Odoo ma do tego osobną aplikację: Flota (Fleet). Poniżej opisujemy, co dostajesz w standardzie, jak to się łączy z resztą systemu i w których miejscach standard się kończy.
Czym jest aplikacja Flota w Odoo?
Flota to moduł do ewidencji pojazdów firmowych i ich kosztów. Należy do tej samej bazy co kadry, zakupy i księgowość, więc kierowca to kontakt lub pracownik z systemu, a faktura za serwis to zwykła faktura zakupu.
Aplikacja obsługuje samochody i rowery. Jest przeznaczona dla firm, które:
- mają od kilku do kilkuset pojazdów,
- przydzielają auta pracownikom,
- chcą wiedzieć, ile naprawdę kosztuje każdy samochód,
- korzystają z leasingu, najmu długoterminowego albo własnych aut.
Co daje standard — 6 obszarów
1. Kartoteka pojazdu
Każdy pojazd ma własną kartotekę. Jedynym wymaganym polem jest model, reszta jest opcjonalna:
- numer rejestracyjny i numer nadwozia (VIN),
- data zamówienia, rejestracji i wycofania z floty,
- ostatni stan licznika w km lub milach,
- menedżer floty odpowiedzialny za pojazd,
- miejsce parkowania, przydatne przy kilku oddziałach,
- tagi do własnej kategoryzacji,
- wartości: katalogowa, zakupu i rezydualna.
[kartoteka pojazdu]
2. Producenci, modele i kategorie
Odoo ma wbudowaną listę 67 popularnych producentów samochodów i rowerów, z logotypami. Modele i kategorie dodajesz sam. Na modelu zapisujesz dane, które powtarzają się dla wszystkich egzemplarzy:
- rok modelowy, liczba miejsc i drzwi, kolor, hak,
- rodzaj paliwa: od diesla i benzyny, przez hybrydy, LPG i CNG, po wodór i prąd,
- zasięg, emisja CO2, norma emisji (np. Euro 6),
- skrzynia biegów i moc w kW lub KM,
- dostawcy, u których można zamówić dany model. Zapytanie ofertowe wysyłasz wtedy z aplikacji Zakupy.
Nowy pojazd tego samego modelu dziedziczy te dane automatycznie.
3. Kierowcy
Na kartotece pojazdu wskazujesz:
- kierowcę — nie musi być pracownikiem, może to być dowolny kontakt,
- przyszłego kierowcę — gdy wiadomo, kto przejmie auto, przycisk „Apply New Driver” zmienia przydział jednym kliknięciem,
- datę przydziału, od której auto będzie dostępne dla kolejnej osoby,
- kartę paliwową, pobieraną z kartoteki pracownika, jeśli jest tam wpisana.
Dzięki temu w każdej chwili wiesz, kto jeździ którym autem i kiedy się to zmieni.
4. Umowy i przypomnienia
Do pojazdu podpinasz umowy: leasing, najem, ubezpieczenie. Każda ma okres obowiązywania i koszt. W ustawieniach określasz, ile dni przed końcem umowy osoba odpowiedzialna dostanie powiadomienie e-mail. Koniec leasingu przestaje być niespodzianką.
5. Serwisy, naprawy i szkody
Każdy przegląd, wymiana opon czy naprawa to osobny wpis serwisowy z:
- opisem i typem serwisu,
- datą, kosztem i warsztatem,
- kierowcą i stanem licznika w dniu serwisu,
- notatkami, np. o wymienionych częściach.
Serwisy przechodzą przez etapy Nowy → W toku → Zakończony (lub Anulowany). W widoku kanban przeciągasz je między kolumnami. Koszt możesz zostawić pusty i uzupełnić, gdy przyjdzie kosztorys.
Szkody komunikacyjne rejestrujesz tak samo, jako serwisy z osobnym typem, np. „z winy kierowcy” i „bez winy kierowcy”. Po roku widzisz, którzy kierowcy i które auta generują najwięcej szkód.
6. Raporty kosztów i przebiegów
Raport kosztów zbiera w jednym miejscu umowy oraz serwisy i naprawy. Możesz go:
- pogrupować po pojeździe, żeby zobaczyć roczny koszt każdego auta,
- pogrupować po kierowcy w tabeli przestawnej,
- porównać z poprzednim okresem, np. kwartał do kwartału, z kolumną zmiany.
Osobny raport pokazuje przebiegi miesięczne i łączne.
Jak Flota łączy się z resztą Odoo?
To jest główna przewaga nad osobnym programem do zarządzania flotą:
- Księgowość — na linii faktury zakupu wskazujesz pojazd. Odoo samo tworzy wpis serwisowy, a z serwisu jednym kliknięciem wracasz do faktury. Kolor przycisku pokazuje, czy faktura jest jeszcze szkicem, czy już zatwierdzona.
- Pracownicy — kierowca może być pracownikiem.
- Zakupy — dostawcy modelu pozwalają wysłać zapytanie ofertowe o nowy pojazd.
- Kontakty — kierowcy spoza firmy (np. podwykonawcy) są zwykłymi kontaktami.
Koszty nie są więc przepisywane ręcznie z faktur do arkusza floty. Trafiają tam w momencie księgowania.
Czego standard nie robi?
Flota w Odoo to ewidencja i kontrola kosztów, nie system telematyczny. W standardzie nie znajdziesz:
- GPS i telematyki — lokalizacji pojazdu, tras, stylu jazdy, automatycznego odczytu licznika,
- importu transakcji z kart paliwowych — tankowania trzeba wprowadzić ręcznie lub przez import pliku,
- rezerwacji aut z puli — kalendarza, w którym pracownik bierze wolny samochód na dzień czy dwa,
- ewidencji przebiegu pojazdu do VAT — licznik jest zapisywany przy serwisach, ale nie powstaje rejestr tras wymagany przy pełnym odliczeniu VAT,
- przypomnień o przeglądach według przebiegu — terminy umów są pilnowane, serwis co 30 000 km już nie.
Osobna sprawa to rozliczenie VAT i kosztów aut osobowych (50% VAT, 75% kosztów uzyskania przychodu). Tego nie robi aplikacja Flota, tylko konfiguracja podatków w module Księgowość. Pola „podatkowe” na kartotece pojazdu, np. stawki odliczenia, mają charakter informacyjny i część z nich działa tylko w wybranych lokalizacjach, np. belgijskiej.
Czytaj więcej o kosztach aut w Odoo
Kiedy standard wystarczy, a kiedy trzeba go rozszerzyć?
Standard wystarczy, gdy:
- chcesz zastąpić arkusz jedną ewidencją pojazdów, kierowców i umów,
- potrzebujesz przypomnień o końcu leasingu i ubezpieczenia,
- koszty floty mają wynikać z faktur, a nie z ręcznego przepisywania.
Rozszerzenie warto rozważyć, gdy:
- masz kilkadziesiąt aut i tankowania z kart paliwowych trzeba wczytywać automatycznie,
- pojazdy mają GPS i chcesz widzieć przebieg w Odoo bez ręcznego wpisywania,
- pracownicy rezerwują auta z puli,
- prowadzisz ewidencję przebiegu do pełnego odliczenia VAT.
Większość z tych braków zamyka się integracją z systemem dostawcy (karty paliwowe, telematyka) albo niewielkim modułem dopasowanym do procesu.
Podsumowanie
Aplikacja Flota w Odoo dobrze porządkuje to, co w wielu firmach leży w arkuszu i w pamięci jednej osoby: kto jeździ którym autem, kiedy kończy się umowa i ile pojazd kosztuje naprawdę. Jej siłą jest połączenie z księgowością i kadrami. Zanim ją wdrożysz, sprawdź, czy potrzebujesz telematyki, kart paliwowych albo ewidencji przebiegu do VAT, bo tam standard się kończy.