W jednym z wdrożeń Odoo klient z branży usług inżynierii prowadził w jednym systemie dwie działalności: jednoosobową firmę oraz nowo powstałą spółkę. Obie działały na standardowym mechanizmie wielofirmowości, w chmurze Odoo Online.
Kiedy do spółki dołączyli nowi wspólnicy, wspólna baza przestała być kwestią wygody, a stała się kwestią formalną. Kontrahenci, faktury i zapisy księgowe obu działalności leżały obok siebie w jednym miejscu.
Pierwsze, co zaproponowaliśmy, to nie rozdzielać niczego. W Odoo wystarczy ograniczyć użytkownikowi dostęp do jednej firmy, żeby widział wyłącznie jej dane — zero migracji, zero ryzyka, zero kosztu. Klient tę drogę odrzucił i miał rację: jego powód był formalny, nie techniczny, a uprawnienia w systemie nie rozdzielają odpowiedzialności między dwa podmioty.
Właściwe rozwiązanie przebiegło w czterech krokach: kopia bazy produkcyjnej, usunięcie z kopii rekordów drugiej działalności, weryfikacja kompletu danych na środowisku testowym, dopiero potem przełączenie na produkcję. Stara baza została nietknięta.
Efekt: dwie niezależne bazy produkcyjne. Żadnego ręcznego przepisywania dokumentów, żadnego przestoju odczuwalnego dla klienta.
Najdłuższym elementem całego przedsięwzięcia nie była technika, tylko licencje. W Odoo Online każda produkcyjna baza wymaga własnej subskrypcji — i to ten wątek, prowadzony bezpośrednio z Odoo, wyznaczył kalendarz projektu. Warto to zaplanować na starcie, a nie odkryć na końcu.