Podczas wdrożenia systemu Odoo w firmie z branży elektronicznej, zajmującej się produkcją i montażem obwodów drukowanych, punktem startowym była migracja bazy kontaktów z dotychczasowego CRM (z którego definitywnie rezygnują).
Baza liczyła kilkaset firm i około sześciuset osób kontaktowych. Problem nie polegał na samej liczbie rekordów — te da się przenieść zawsze. Trudność leżała w tym, że standardowa kartoteka kontaktu w Odoo nie miała gdzie pomieścić informacji, na których firma faktycznie pracowała: statusu klienta i dostawcy, branży, opiekuna, źródła pozyskania, daty pierwszego kontaktu, informacji o podpisanej umowie o poufności i inne dane (które w kolejnych etapach zostały dodatkowo automatyzowane w ramach działań w innych aplikacjach Odoo).
Przed importem rozszerzyliśmy kartotekę kontaktu o kilkanaście pól odwzorowujących te informacje. Branże wprowadziliśmy jako zamknięty słownik na podstawie listy dostarczonej przez klienta, nie jako dowolny tekst — dzięki temu od pierwszego dnia dają się filtrować i raportować. Rekordy z niepoprawnymi numerami NIP nie zostały odrzucone: numery trafiły do notatki przy kontakcie, do ręcznej weryfikacji. Żadna dana nie zniknęła po drodze.
Firmy i powiązane z nimi osoby znalazły się w Odoo tego samego dnia, w którym rozpoczęto prace. Przypisanie branż wykonano kolejnego dnia, drugim przebiegiem importu.
Ten przykład pokazuje, że migracja kontaktów rzadko jest zadaniem technicznym. Kluczowa jest decyzja, które informacje mają być polem, a które notatką — bo tylko pole da się później policzyć.