Podczas jednego z wdrożeń systemu Odoo u klienta z branży stolarsko-inwestycyjnej, realizującego kompleksowe projekty wykończeniowe z własną produkcją mebli i montażem u zleceniodawcy, ujawniła się potrzeba ujednolicenia kontroli jakości.
Klient pracował z dwoma osobnymi checklistami papierowymi — jedna dla etapu produkcji, druga dla etapu montażu. Listy były dokumentami Word, drukowanymi przed każdym zleceniem, wypełnianymi ręcznie przez majstrów na hali i ekipy montażowe w terenie, a następnie wracającymi do biura jako papier do archiwizacji. Trzy problemy powtarzały się regularnie: gubione kartki, niemożność szybkiego sprawdzenia, kto i kiedy zaznaczył dany punkt, oraz brak danych pozwalających odpowiedzieć na pytanie „który element procesu najczęściej idzie nie tak".
Rozwiązanie zbudowaliśmy jako rozszerzenie dostępnego dodatku, dostosowane do specyfiki produkcji stolarskiej. Każde zadanie projektu w Odoo zyskało zakładkę „Checklista" — z punktami konfigurowanymi per typ zadania (produkcja vs montaż). Każde zaznaczenie i każda modyfikacja punktu trafiają dochatteru projektu z informacją kto, kiedy i co zmienił. Dorzucono pole na uwagi tekstowe (również logowane), przycisk resetu całej checklisty z zapisem operacji oraz analitykę najczęściej niezaznaczonych lub poprawianych punktów— bezpośrednio w panelu raportowym.
Efekt po wdrożeniu: pełen ślad jakości każdego projektu w jednym miejscu w systemie, automatyczne dostępność checklisty na każdej karcie zadania bez ręcznej aktywacji, oraz — najważniejsze z perspektywy kierownictwa — dane do doskonalenia procesu produkcyjnego, których wcześniej w ogóle nie było.
Ten przykład pokazuje, że nawet pozornie drobna zmiana w procesie kontroli jakości potrafi przesunąć firmę z trybu reaktywnego (ratujemy projekt, gdy coś poszło źle) do proaktywnego (wiemy, które kroki wymagają wzmocnienia szkoleniem lub procedurą).