Podczas jednego z wdrożeń Odoo w firmie produkcyjnej z branży artykułów personalizowanych zapytania spływały kilkoma kanałami naraz: skrzynkami w różnych językach, formularzami ze stron i kampaniami Meta (dla której wykorzystano dedykowany dodatkowy moduł dla Odoo).
Problem: każdy lead trzeba było obejrzeć ręcznie, przypisać handlowca i ocenić potencjał. Robiła to jedna osoba, według kolejki i własnej wiedzy. Przy rosnącej liczbie zapytań groziło to gubieniem szans, niespójnym przydziałem i opóźnieniami w kontakcie z klientem.
Rozwiązanie: każdemu kanałowi (skrzynce, formularzowi, kampanii) przypisaliśmy zespół sprzedaży z domyślnym językiem i źródłem pozyskania. Nowe zapytania trafiają automatycznie do puli handlowców właściwego rynku i są rozdzielane rotacyjnie. Klient już obecny w bazie — rozpoznawany po adresie e‑mail lub unikatowej domenie firmowej — wraca do swojego dotychczasowego opiekuna. System sam oznacza, czy klient jest nowy czy stały, ustala źródło pozyskania i priorytet leada na podstawie wartości zapytania (dla formularzy z podaną ilością wartość liczona jest automatycznie).
Dodatkowo przygotowaliśmy moduł, który odczytuje dane z treści przychodzącej wiadomości — adres e‑mail nadawcy, a gdy go w bazie nie ma, domenę firmową — i na tej podstawie podpina zapytanie do właściwego kontaktu w Odoo. Powiązanie jest bezpieczne z założenia: następuje tylko wtedy, gdy domena jednoznacznie wskazuje jedną firmę w bazie. Adresy z domen publicznych oraz domeny przypisane do wielu firm system pozostawia do ręcznej decyzji — zamiast zgadywać.
Efekt: ręczna selekcja zniknęła z codziennej pracy. Zapytania trafiają od razu do właściwej osoby, znani klienci nie krążą między handlowcami, a tylko nietypowe przypadki wymagają ręcznej decyzji. Tą decyzję może podejmować szef zespołu sprzedaży a nie handlowiec w celu uniknięcia nieuczciwej rywalizacji pomiędzy handlowcami.
Zespół zyskał też spójne raportowanie źródeł i potencjału sprzedaży.