Czynność to małe zadanie „do zrobienia" przypięte do konkretnego dokumentu — oferty, zamówienia, faktury, szansy CRM. Ma trzy elementy: typ (np. telefon, e-mail, „do zrobienia"), termin i osobę przypisaną. Czynności planuje się ręcznie w wątku dokumentu („Czynności" obok „Wyślij wiadomość" i „Notatka"), ale system tworzy je też sam — o tym za chwilę.
„Moje czynności" to zbiorczy widok wszystkich czynności przypisanych do Ciebie, ze wszystkich dokumentów naraz — dostępny pod ikoną zegara na górnej belce. Zamiast chodzić po dokumentach i sprawdzać, co czeka, masz jedną listę: co, gdzie i na kiedy. Kolory mówią o terminie: zielone — zaplanowane, pomarańczowe — na dziś, czerwone — zaległe.
Skąd biorą się tam „wyjątki"
Wyjątek to czynność specjalna, której nie zaplanował człowiek — utworzył ją system, żeby zwrócić czyjąś uwagę na sytuację wymagającą decyzji. Oznaczana jest czerwoną ikoną ostrzeżenia przy dokumencie.
Klasyczny przykład: klient ma zamówienie, do którego istnieje już dokument wydania z magazynu — i ktoś to zamówienie anuluje albo zmodyfikuje. Magazyn ma teraz dokument, który „wisi w powietrzu". Odoo nie podejmuje decyzji za nikogo — zamiast tego tworzy na dokumencie czynność-wyjątek przypisaną do osoby odpowiedzialnej (np. sprzedawcy z zamówienia albo osoby prowadzącej dokument magazynowy). Ta czynność pojawia się w jej „Moich czynnościach" jako sygnał: „stan powiązanego dokumentu się zmienił — sprawdź i zdecyduj, co dalej".
Wyjątek znika, gdy obsłużysz sytuację i oznaczysz czynność jako wykonaną. Samo „odkliknięcie" bez sprawdzenia przyczyny to zły nawyk — wyjątek to jedyne miejsce, w którym system mówi, że dwa dokumenty przestały być spójne.
Co z tym mają wspólnego obserwatorzy
To drugi, równoległy mechanizm — i stąd częste mylenie pojęć:
- Czynność / wyjątek trafia do jednej, przypisanej osoby i wymaga działania (trzeba ją zamknąć).
- Obserwowanie (przycisk „Obserwuj" w prawym górnym rogu wątku dokumentu) daje powiadomienia — informację, nie zadanie.
Przy obserwowaniu można wybrać, które zdarzenia chcesz dostawać — po najechaniu na ikonę obserwatora rozwija się lista tzw. podtypów: np. dyskusje, notatki, a w wielu dokumentach właśnie „zmiana stanu" lub „etap zmieniony". Jeśli masz zaznaczoną „zmianę stanu", to każde przejście dokumentu do innego statusu (potwierdzenie, anulowanie, wykonanie) wyląduje w Twojej skrzynce powiadomień (ikona dzwonka).
Czyli ta sama sytuacja — np. anulowanie zamówienia — może dotrzeć do Ciebie dwiema drogami:
| Droga | Kto dostaje | Co z tym trzeba zrobić |
| Wyjątek w „Moich czynnościach" | osoba odpowiedzialna za dokument | obsłużyć i oznaczyć jako wykonane |
| Powiadomienie „zmiana stanu" | każdy obserwator z zaznaczonym tym podtypem | nic — to informacja |
Praktyczne wskazówki
- Jeśli w „Moich czynnościach" widzisz wyjątki na dokumentach, których nie tworzyłeś — najpewniej jesteś na nich osobą odpowiedzialną (np. jako sprzedawca albo autor dokumentu magazynowego).
- Jeśli dostajesz „za dużo powiadomień" — nie wyłączaj obserwowania w całości, tylko odznacz zbędne podtypy (zostaw np. zmianę stanu, wyłącz dyskusje).
- Odoo dopisuje Cię jako obserwatora automatycznie, gdy tworzysz dokument, jesteś do niego przypisany albo ktoś wspomni Cię w wątku — dlatego czasem obserwujesz dokumenty, których „nigdy nie kliknąłeś".