Jako specjalista od systemów ERP i analizy danych często powtarzam jedno zdanie: system ERP jest tylko tak dobry, jak dobre są dane, które do niego trafiają. Nawet najlepiej wdrożone rozwiązanie, z dopasowanymi procesami i zaawansowanymi raportami, nie przyniesie wartości, jeśli jakość danych będzie niska. Dlaczego to takie ważne i jak nad tym zapanować?
Czym jest jakość danych w ERP?
Jakość danych to nie tylko brak błędów. To również kompletność, aktualność, spójność i jednoznaczność informacji. W systemie ERP dane są współdzielone między modułami: sprzedaż wpływa na logistykę, logistyka na finanse, a finanse na controlling. Jeden błąd potrafi „rozlać się” po całej organizacji.
Warto zadać sobie kilka prostych, ale kluczowych pytań:
- Czy użytkownicy zawsze uzupełniają wszystkie wymagane pola?
- Czy te same dane (np. kontrahent, indeks materiałowy) nie występują w systemie w kilku wersjach?
- Jak często dane podstawowe są aktualizowane?
- Czy raporty są podważane, bo „ERP pokazuje co innego niż Excel”?
Jeśli na któreś z nich odpowiedź brzmi „czasem” lub „nie wiemy”, to sygnał ostrzegawczy.
Wpływ jakości danych na wydajność i efektywność
Niska jakość danych bezpośrednio obniża wydajność pracy. Pracownicy tracą czas na poprawki, ręczne weryfikacje i szukanie „prawdy” w kilku źródłach. Menedżerowie podejmują decyzje na podstawie niepewnych raportów, co zwiększa ryzyko błędnych inwestycji, nadmiernych zapasów czy problemów z płynnością.
Z kolei wysoka jakość danych:
- skraca czas realizacji procesów,
- zwiększa zaufanie do raportów i analiz,
- umożliwia automatyzację i wykorzystanie narzędzi BI,
- realnie podnosi efektywność operacyjną.
Jak i jak często sprawdzać jakość danych?
Nie wystarczy jednorazowy audyt po wdrożeniu ERP. Kontrola jakości danych powinna być procesem ciągłym.
Propozycje dobrych praktyk:
- Codziennie / na bieżąco: walidacje w systemie (pola obowiązkowe, listy wyboru, reguły biznesowe).
- Miesięcznie: raporty jakości danych (duplikaty, brakujące wartości, anomalie).
- Kwartalnie: przegląd danych podstawowych (kontrahenci, materiały, cenniki).
- Rocznie: audyt jakości danych i procesów ich wprowadzania.
Warto też jasno odpowiedzieć na pytanie: kto jest właścicielem danych? Bez przypisanej odpowiedzialności nawet najlepsze procedury nie zadziałają.
Na koniec
ERP nie jest tylko systemem transakcyjnym — to fundament decyzji biznesowych. Jeśli chcesz, aby wspierał rozwój firmy, zacznij od danych. Bo jakość danych to nie „problem IT”, lecz realny czynnik przewagi konkurencyjnej.