W Odoo utworzenie nowego magazynu zajmuje kilka minut. Znacznie więcej czasu zajmuje ustalenie tego, co system ma robić z dokumentami i wartością towaru, który się w nim znajdzie. Poniżej zestaw decyzji, które warto podjąć przed pierwszym przyjęciem — po zaksięgowaniu dokumentów większość z nich wymaga już przeksięgowań, a nie zmiany ustawienia.
Decyzja pierwsza: jeden magazyn czy dwa
Jeżeli w nowej lokalizacji wyodrębniamy strefy — towar odprawiony i nieodprawiony celnie, towar zablokowany, towar w kontroli jakości — pierwsze pytanie brzmi, czy traktujemy je jako jeden magazyn ze strefami, czy jako dwa odrębne magazyny.
Ta jedna decyzja przesądza o dwóch rzeczach naraz.
Przy jednym magazynie ruch między strefami jest przesunięciem wewnętrznym. Nie generuje zapisu księgowego i nie trafia do ewidencji JPK_MAG. Wystarczy jedno konto zapasu.
Przy dwóch magazynach każde przesunięcie między strefami jest przesunięciem międzymagazynowym: rodzi dekret, wymaga odrębnych kont i nosi oznaczenie MM.
Odpowiedź należy do księgowości, nie do konfiguratora. Warto ją mieć na piśmie, bo wraca przy każdym kolejnym pytaniu.
Typy operacji i numeracja
Odoo zakłada dla nowego magazynu komplet typów operacji z prefiksami IN, OUT i INT. Jeżeli pozostałe magazyny w bazie używają oznaczeń polskich, powstaje sytuacja, w której ten sam rodzaj dokumentu ma dwa różne prefiksy w zależności od lokalizacji. W księgach jest to mylące.
Warto od razu ujednolicić schemat:
- PZ — przyjęcia zewnętrzne
- WZ — wydania do klientów
- RW — rozchody wewnętrzne
- MM — przesunięcia pomiędzy magazynami
- MW — przesunięcia wewnątrz jednego magazynu
- ZP — zmiana indeksu i przepakowanie
Ustawienie znajduje się w Magazyn → Konfiguracja → Typy operacji, w polach Prefiks sekwencji oraz Numeracja. Każdy typ powinien mieć odrębną sekwencję — wspólna numeracja dla dwóch różnych rodzajów dokumentu utrudnia ich rozróżnienie w ewidencji.
Zmiana prefiksu po rozpoczęciu pracy tworzy dwie serie numerów w obrębie jednego okresu. Jeżeli magazyn już działa, lepiej przełożyć zmianę na pierwszy dzień kolejnego miesiąca.
[przykład: lista typów operacji z kolumną prefiksu i numeracji]
Oznaczenia JPK_MAG
Struktura JPK_MAG przewiduje cztery rodzaje dokumentów: PZ, WZ, RW i MM. Nie ma w niej odpowiednika dla przesunięć wewnątrz magazynu ani dla przyjęć z produkcji.
Konsekwencja jest prosta: pole JPK MAG na typie operacji wypełniamy tylko dla tych czterech. Przesunięcia wewnętrzne oraz zlecenia produkcyjne zostają bez oznaczenia, ponieważ plik obejmuje ruchy do magazynu i z magazynu, a nie ruchy w jego obrębie.
Warto sprawdzić to na całej liście naraz — w widoku listy typów operacji można włączyć kolumnę JPK MAG i zobaczyć komplet ustawień bez otwierania każdego rekordu.
Uwaga praktyczna: wyczyszczenie pola na typie operacji nie zawsze działa wstecz. Dokumenty wystawione wcześniej mogą zachować dawne oznaczenie i wymagają poprawki pojedynczo.
Konta księgowe — skąd Odoo je bierze
To miejsce, w którym najczęściej powstaje nieporozumienie. Konto zapasu nie pochodzi z magazynu. Odoo pobiera je z kategorii produktu, z pola Konto wyceny zapasów w sekcji Właściwości konta zapasów.
Oznacza to, że domyślnie wszystkie magazyny księgują się na to samo konto, a przesunięcie między dwiema lokalizacjami wewnętrznymi nie generuje żadnego zapisu.
Samo utworzenie w planie kont pozycji w rodzaju 330.03 czy 330.04 nic nie zmienia, dopóki nie zostaną z czymkolwiek powiązane. Konta przypisuje się do lokalizacji — na formularzu kategorii produktu prowadzi do nich odnośnik w ramce Ustaw inne konta wejścia/wyjścia na określone lokalizacje, a bezpośrednio znajdują się w Magazyn → Konfiguracja → Lokalizacje, w polach Konto dla zapasów wchodzących i Konto dla zapasów wychodzących.
Dopiero wtedy przesunięcie pomiędzy lokalizacjami o różnych kontach wygeneruje dekret przeksięgowujący wartość.
Zmiana ta wpływa na księgowanie każdego ruchu magazynowego, dlatego należy ją sprawdzić na środowisku testowym i wdrażać na przełomie okresu.
[przykład: sekcja Właściwości konta zapasów na kategorii produktu]
Konto różnic cenowych
Pole Konto różnic cenowych na kategorii produktu bywa pomijane, bo przy zwykłej sprzedaży nic się nie dzieje. Ujawnia się przy pierwszej ręcznej korekcie wyceny.
Gdy pole pozostaje puste, Odoo podstawia po obu stronach zapisu konto zapasów. Dokument powstaje, ale nie zmienia sald — korekta o dowolnej wartości pozostaje bez wpływu na księgi.
Kontem przeciwstawnym powinno być to samo konto, które występuje na dokumencie pierwotnym. Jeżeli korygujemy wartość przyjęcia zaksięgowanego jako zapas w korespondencji z rozliczeniem zakupu, korekta ma odwracać ten sam dekret.
Data księgowania faktury a data przyjęcia
Przy imporcie faktura od dostawcy bywa ujmowana w księgach wcześniej niż fizyczne przyjęcie towaru. Odoo przypisuje wówczas korektę wartości do okresu faktury, ponieważ to ona ustala rzeczywisty koszt nabycia.
Skutek jest taki, że dokument korygujący wartość zapasu nosi datę wcześniejszą niż samo przyjęcie. Wartość zapasu na koniec jednego miesiąca zostaje zaniżona, a w kolejnym zawyżona o tę samą kwotę.
Przy różnicach kursowych rzędu kilkudziesięciu złotych jest to nieistotne. Przy korektach cenowych na dużych partiach — już nie. Rozsądną zasadą jest ujmowanie faktur importowych z datą księgowania nie wcześniejszą niż data przyjęcia.
Wydania bezpośrednio ze składu
Częsty schemat pracy w pierwszych tygodniach po uruchomieniu nowego magazynu wygląda tak, że towar wysyłany z niego do klienta zostaje najpierw przesunięty do magazynu głównego, a dopiero stamtąd wydany.
Dokumenty przestają wtedy odpowiadać rzeczywistości. W ewidencji pojawia się przesunięcie, które nie miało miejsca, oraz wydanie z magazynu, w którym towar nigdy fizycznie nie był.
Typ operacji wydania istnieje dla każdego magazynu od momentu jego utworzenia. Wystarczy go użyć. Warto opisać to w instrukcji dla zespołu magazynowego przed pierwszą wysyłką, bo nawyk utrwala się szybko.
Kolejność prac
Do rozpoczęcia konfiguracji wystarczą trzy rzeczy: dane magazynu wraz z adresem fizycznym, decyzja o strefach oraz schemat numeracji dokumentów.
Ustalenia księgowe — konta zapasu, konto różnic cenowych i zasada daty księgowania — muszą być gotowe przed pierwszym przyjęciem towaru. Później każda zmiana oznacza już nie konfigurację, lecz przeksięgowania.