W standardzie Odoo katalog kontaktów jest wspólny dla całej bazy. W trybie multi-company, gdy w jednej instancji działa kilka spółek (np. handlowa i produkcyjna, albo kilka oddziałów branżowych), każdy użytkownik domyślnie widzi tę samą listę kontrahentów. Czasem to wygodne, ale kiedy spółki obsługują różne rynki lub branże, ich bazy kontaktów powinny pozostać rozdzielone.
Standardowe ograniczenie
Każdy kontakt w Odoo można przypisać do jednej firmy przez pole Firma na karcie kontrahenta. Kontakty bez wybranej firmy są wspólne dla wszystkich. Brak natomiast natywnej możliwości przypisania jednego kontaktu do kilku wybranych spółek — a to realny scenariusz, gdy część kontrahentów jest wspólna (np. dostawcy ogólnego użytku), a część dedykowana konkretnej spółce.
Rozwiązanie — moduł dla wielu firm na kontakcie
Funkcjonalność tę dodaje dodatkowy moduł, który rozszerza kartę kontaktu o pole Firmy (wielokrotny wybór) zamiast pojedynczego pola Firma. Po jego instalacji każdy kontakt może być przypisany do dowolnej kombinacji spółek, a użytkownik widzi tylko te kontakty, do których ma dostęp przez swoją spółkę.
Przypisanie kontaktów do firm
Istniejący katalog można uporządkować na dwa sposoby:
- Ręcznie — otwierając kartę kontaktu i wybierając właściwe spółki w polu Firmy.
- Masowo z pliku XLSX — przygotowując arkusz z identyfikatorem kontaktu i listą firm, a następnie importując przez Kontakty → Import.
Automatyzacja dla nowych kontaktów
Aby nowo zakładane kontakty nie wymagały ręcznego przypisywania, warto skonfigurować automatyzację: Ustawienia → Techniczne → Automatyzacje, z wyzwalaczem „Przy tworzeniu rekordu" i akcją, która ustawia pole Firmy na spółkę zalogowanego użytkownika. Dzięki temu pracownik spółki A automatycznie tworzy kontakty wyłącznie dla spółki A — bez ryzyka, że pojawią się one w spółce B.