Przy płatnościach zagranicznych regularnie zdarza się, że na konto wpływa mniej, niż wynosi faktura. Powód jest prozaiczny: bank pośredniczący potrąca prowizję, zanim środki trafią na rachunek. Faktura opiewa na 6 630 €, a na wyciągu widnieje 6 600 € — brakuje 30 € prowizji.
Pojawia się pytanie: jak sparować taką wpłatę, żeby faktura pokazała się jako w pełni opłacona, a różnica trafiła tam, gdzie powinna — na koszty bankowe, a nie „w powietrze". Poniżej dwie drogi: najszybsza (dla pojedynczego przypadku) i konfiguracyjna (gdy prowizje wracają regularnie).
Zasada, od której zaczynamy
Faktury sprzedaży nie korygujemy. Dokument nadal opiewa na pełną kwotę 6 630 € i taki musi zostać — to nie jest rabat dla klienta. Brakujące 30 € to koszt prowizji bankowej po naszej stronie. Całość rozliczamy w jednym miejscu: na ekranie uzgadniania wyciągu.
Gdzie to zrobić
- Wejdź w Księgowość → Pulpit i na kafelku dziennika bankowego (np. „Bank EUR") kliknij Uzgodnij pozycje.
- Wybierz z listy transakcję wpłaty (tu: 6 600 €).
[ekran „Uzgodnienie wyciągu" z zaznaczoną transakcją na wyciągu]
Metoda — „w pełni opłacona" (najszybsza)
To najprostszy sposób i sprawdza się dla pojedynczych płatności:
- W panelu uzgadniania dopasuj fakturę do wpłaty — wyszukaj i zaznacz właściwy dokument sprzedaży (6 630 €).
- Odoo zauważy, że wpłata jest niższa od faktury, i pokaże różnicę. Zamiast zostawiać ją otwartą, wybierz opcję ustaw jako w pełni opłaconą (oznacz fakturę jako całkowicie rozliczoną).
- Kliknij Zatwierdź.
[opcja oznaczenia faktury jako w pełni opłaconej]
Co się stało: różnica 30 € została automatycznie zaksięgowana jako odpis, faktura otrzymała status Zapłacona, a w jej podsumowaniu nie ma już salda do rozliczenia.
[faktura ze statusem „Zapłacona"]
[oraz pozycja prowizji w zapisie księgowym]
Warunek: konto, na które trafia ten odpis, musi być wcześniej wskazane w ustawieniach (konto różnic/odpisów przy płatnościach). Jeśli chcesz mieć pełną kontrolę nad kontem kosztowym — użyj metody drugiej.
Różnice kursowe — dzieją się automatycznie
Gdy dziennik bankowy prowadzony jest w walucie obcej (EUR), a księgi w złotówkach, przy parowaniu pojawi się dodatkowo różnica kursowa — między kursem z dnia faktury a kursem z dnia wpływu. Odoo księguje ją samodzielnie, na konto różnic kursowych, niezależnie od prowizji. Nie trzeba jej liczyć ręcznie ani mylić z odpisem na koszty banku — to dwie osobne pozycje.
Gdy prowizje wracają regularnie — model uzgadniania
Jeśli płatności zagraniczne z potrąceniem to u Ciebie norma, nie powtarzaj odpisu ręcznie. Skonfiguruj Model uzgadniania:
- Księgowość → Konfiguracja → Modele uzgadniania → Nowy.
- Dodaj regułę z linią odpisu (counterpart): konto = koszty prowizji bankowej, kwota = otwarte saldo (cała różnica domykająca fakturę).
- Zapisz.
Od tej pory na ekranie uzgadniania, po dopasowaniu faktury, pojawi się przycisk modelu — jedno kliknięcie dokłada prowizję i domyka dokument.
Najczęstsze pułapki
- Szukanie prowizji wśród faktur. W kroku ręcznego odpisu wpisujesz konto księgowe, nie kontrahenta — dlatego bywa trudno trafić.
- Brak konta prowizji w planie kont. Jeśli podpowiedź nie pokazuje żadnego konta kosztów bankowych, najpierw załóż je w planie kont (typ: Koszty).
- Korygowanie faktury do kwoty wpłaty. Tego nie robimy — faktura zostaje 6 630 €, a różnica jest kosztem, nie obniżką ceny.
Prawidłowo sparowana płatność z prowizją to nie tylko porządek w rozrachunkach — to także rzetelny obraz kosztów obsługi bankowej, które inaczej rozpłynęłyby się w niedopiętych saldach.