Na szkoleniu z raportowania w Odoo, padło pytanie: „Ile produktów kupił każdy klient od połowy czerwca do połowy lipca?”. Odpowiedź w Odoo zajęła kilka minut. Nie trzeba było pisać kodu ani eksportować danych do Excela.
Co daje standard
Większość raportów sprzedaży da się wyklikać z tego, co Odoo ma od pierwszego dnia. Ważne jest, gdzie zacząć. Lista zamówień pokazuje klienta i wartość. Linie zamówień pokazują także produkty, ilości i daty, i to tam powstaje raport „kto, co, kiedy”.
Dalej działa kilka prostych mechanizmów:
- Grupowanie wielopoziomowe. Kolejność poziomów zmienia pytanie. „Klient → Produkt” mówi, co kupował każdy klient. „Produkt → Klient” mówi, kto kupował dany towar.
- Dowolny zakres dat, nie tylko miesiąc czy kwartał.
- Tabela przestawna, czyli znany z Excela pivot, z sumami w każdym wierszu i pobieraniem gotowej tabeli do arkusza.
- Zapisane wyszukiwania i szablony eksportu. Raport układa się raz, a potem uruchamia jednym kliknięciem, także dla całego zespołu.
To wystarcza na większość codziennych pytań działu sprzedaży.
Kiedy standard nie wystarcza
Każda branża liczy po swojemu. W handlu niektórych produktów nie liczy się w kilogramach, tylko w workach albo innych jednostkach. W standardowym Odoo nie ma takiej kolumny. Dodaliśmy ją na życzenie klienta i dziś stoi obok ilości na liniach sprzedaży.
Podobnie było ze stanem magazynowym. Prognozowana ilość, czyli stan z towarem w drodze i bez towaru już sprzedanego, w standardzie nie daje się sortować. Dział sprzedaży chciał jednym kliknięciem zobaczyć, czego jest najwięcej, a czego brakuje. Kolumna z sortowaniem powstała w trakcie szkolenia.
Takie dodatki są małe, ale to one sprawiają, że raport mówi językiem firmy, a nie systemu.
Na co uważać
Na szkoleniu wyszło też, dlaczego jeden z raportów pokazywał ilości trzy razy za duże. Raport był zbudowany na zapisach księgowych. Przy każdej sprzedanej pozycji księgowość zapisuje też koszt sprzedanego towaru, w dwóch kolejnych wierszach z tym samym produktem i tą samą ilością. Kwoty się zgadzały, więc błąd przez długi czas nie rzucał się w oczy.
Wniosek: to samo pytanie zadane w innym miejscu systemu może dać inną odpowiedź. Zanim raport stanie się źródłem decyzji, warto sprawdzić go raz na znanym przykładzie.
Na koniec
Dobry raport sprzedaży w Odoo zaczyna się od standardu: właściwego widoku, grupowania i zapisanego filtra. Kolumny i pola na miarę branży dokłada się dopiero tam, gdzie standard nie zna języka firmy. Wtedy raport przestaje być eksportem do Excela i staje się codziennym narzędziem pracy.