BDO w Odoo — jak przygotować dane o opakowaniach do sprawozdania

Jeśli Twoja firma wprowadza na rynek produkty w opakowaniach, sprawozdanie do BDO składasz raz w roku. Dane, na których je oprzesz, powstają jednak przez wszystkie dwanaście miesięcy — przy każdym nowym produkcie, każdej zmianie dostawcy folii i każdej nowej wersji etykiety. To dlatego marcowe sprawozdanie tak często kończy się rekonstrukcją danych z faktur i pamięci, a nie odczytem z systemu.

Czego wymaga sprawozdanie o opakowaniach

Sprawozdanie składasz przez konto w systemie BDO, w terminie do 15 marca za rok poprzedni. Z punktu widzenia danych w ERP potrzebujesz trzech rzeczy:

• masy jednostkowej opakowania dla każdego produktu, w podziale na rodzaj materiału (tworzywa sztuczne, papier i tektura, szkło, metal, drewno, opakowania wielomateriałowe),
• liczby sztuk wprowadzonych na rynek w danym roku — czyli sprzedanych, a nie wyprodukowanych,
• iloczynu jednego przez drugie, zsumowanego po materiale.

Trzeci punkt to zwykły raport. Pierwsze dwa to master data i historia obrotu — i właśnie tam zwykle jest problem.

Dlaczego arkusz przestaje wystarczać

Arkusz z masami opakowań działa, dopóki asortyment jest mały i stabilny. Rozjeżdża się w momencie, gdy:

• dochodzą nowe produkty, a nikt nie pilnuje uzupełnienia masy opakowania,
• dostawca zmienia gramaturę folii i stara wartość zostaje w arkuszu na kolejny rok,
• ten sam produkt jest sprzedawany luzem i w kartonie zbiorczym,
• liczba sztuk pochodzi z innego źródła niż system, w którym realnie wystawiasz faktury,
• osoba prowadząca arkusz jest na urlopie w pierwszym tygodniu marca.

Przeniesienie tych danych na kartotekę produktu w Odoo nie jest kwestią wygody. Chodzi o to, żeby masa opakowania powstawała raz — przy zakładaniu produktu — i była liczona automatycznie z tej samej sprzedaży, którą raportujesz w VAT.

Gdzie trzymać dane o opakowaniach w Odoo

Masz zasadniczo trzy podejścia, różniące się nakładem i elastycznością.

1. Pola dodatkowe na kartotece produktu

Najprostsza droga: osobna zakładka na produkcie z polami na masę opakowania i rodzaj materiału. Wystarczy Studio, bez pisania kodu. Sprawdza się, gdy jeden produkt ma jedno dominujące opakowanie.

2. Osobna tabela pozycji opakowaniowych

Gdy jeden produkt ma kilka materiałów jednocześnie — butelka z tworzywa, etykieta z papieru, zakrętka z metalu — pojedyncze pole nie wystarczy. Wtedy potrzebujesz powiązanej listy pozycji: materiał, masa, liczba sztuk na produkt. To już model dodatkowy, ale liczenie sprawozdania staje się trywialne.

3. Opakowania jako komponenty w strukturze materiałowej

Jeśli prowadzisz produkcję i opakowanie i tak jest składnikiem wyrobu, masy masz już w systemie. Wymaga to jednak dyscypliny w kartotece komponentów i świadomej decyzji, że BDO czyta ze struktury materiałowej, a nie z osobnego pola.

W praktyce wybór między pierwszym a drugim podejściem decyduje o tym, czy sprawozdanie będzie raportem, czy projektem.

Pułapka pierwsza: miejsca po przecinku

To najczęstszy i najbardziej podstępny błąd. Masę opakowania podaje się w kilogramach, a etykieta waży trzy gramy. Trzy gramy to 0,003 kg — przy domyślnych dwóch miejscach po przecinku w bazie zostaje 0,00.

Przy stu tysiącach sztuk taki drobiazg to 300 kg materiału, których nie ma w sprawozdaniu. Przy kilkunastu pozycjach asortymentu różnica potrafi urosnąć do skali, która zmienia wysokość opłaty produktowej.

Co z tym zrobić w Odoo:

• podnieś Dokładność dziesiętną dla właściwej kategorii (menu dostępne po włączeniu trybu deweloperskiego, w konfiguracji technicznej) — to ustawienie decyduje o zaokrągleniu przy zapisie,
• jeśli używasz własnego pola z widoku, ustaw liczbę miejsc po przecinku w każdym widoku, w którym pole występuje: na liście i na formularzu. Sama lista nie wystarcza — formularz przy edycji zaokrągli wartość do swojego domyślnego formatu i użytkownik straci końcówkę, nawet o tym nie wiedząc,
• nie mieszaj tego z formatowaniem skróconym (zapis typu 12,3k). To osobny tryb, przeznaczony do prezentacji dużych liczb, i sterują nim inne opcje.

Osobno warto zdecydować, czy masa opakowania ma być zaokrąglana w ogóle — dla bardzo lekkich elementów sensowniejszą jednostką bywa gram, a przeliczenie na kilogramy zostawia się raportowi.

Pułapka druga: jednostki i definicja masy

Masa opakowania to nie waga produktu. Standardowe pole wagi w kartotece opisuje wyrób gotowy, zwykle łącznie z opakowaniem jednostkowym, i służy do wyliczeń transportowych. Jeśli podepniesz je pod BDO, zaraportujesz masę towaru, nie odpadu.

Dwa pola z wagą na jednym produkcie to z kolei niemal gwarancja, że po roku nikt nie będzie pamiętał, które jest właściwe. Zanim dodasz nowe pole, sprawdź, czy nie wystarczy podniesienie precyzji istniejącego i jasne nazwanie obu wielkości.

Pułapka trzecia: kto uzupełnia dane

Najlepiej zaprojektowana zakładka nie pomoże, jeśli pozostaje pusta. Trzy mechanizmy, które to pilnują:

1. Wymagalność pola przy zakładaniu produktu — najskuteczniejsze, jeśli asortyment rośnie regularnie.
2. Filtr braków zapisany jako ulubiony widok: produkty sprzedane w tym roku z masą opakowania równą zero. Raz w miesiącu, nie raz w marcu.
3. Jedna osoba odpowiedzialna za kategorię danych, wpisana w procedurę, a nie ustalona zwyczajowo.

Jak wyciągnąć dane do sprawozdania

Gdy masy są na kartotece, samo zestawienie jest raportem przestawnym na dokumentach sprzedaży lub wydaniach magazynowych: ilość razy masa jednostkowa, grupowanie po rodzaju materiału, filtr na rok. Wynik eksportujesz do arkusza i na tej podstawie wypełniasz formularz w systemie BDO.

Warto sprawdzić przed pierwszym podejściem, czy sprzedaż eksportowa i wewnątrzunijna są w Twoim przypadku wyłączone z wprowadzenia na rynek — to filtr, który trzeba świadomie ustawić w raporcie, a nie doliczać ręcznie na końcu.

Checklista przed pierwszym sprawozdaniem z Odoo

• rodzaje materiałów opakowaniowych zdefiniowane jako słownik, nie jako pole tekstowe,
• masa jednostkowa uzupełniona dla wszystkich produktów sprzedanych w roku,
• dokładność dziesiętna podniesiona, zanim ktokolwiek wpisze pierwszą wartość,
• ta sama precyzja ustawiona na liście i na formularzu,
• rozdzielone pojęcia: waga wyrobu i masa opakowania,
• raport zapisany jako ulubiony, z filtrem rocznym i grupowaniem po materiale,
• zestawienie wykonane próbnie za rok poprzedni i porównane z tym, co zostało wtedy złożone.

Podsumowanie

Sprawozdanie do BDO nie jest trudne rachunkowo — jest trudne, bo opiera się na danych, których nikt nie potrzebuje przez jedenaście miesięcy w roku. System, w którym masa opakowania jest polem kartoteki, a nie kolumną w arkuszu, zamienia marcowe śledztwo w kilkuminutowy raport. Ostatni test poprawności jest zawsze ten sam: policz sprawozdanie za rok, który już złożyłeś, i sprawdź, czy liczby się spotykają.