W jednej z firm handlowych, rozliczającej się z kontrahentami w trzech walutach, uruchomienie faktoringu po stronie banku zajęło kilka dni. Po stronie systemu okazało się, że faktura musi nagle wskazywać rachunek, który nie należy do sprzedawcy.
Faktoring zmienia odbiorcę płatności, nie wystawcę faktury
W faktoringu wierzytelność przechodzi na faktora. Sprzedawca nadal wystawia fakturę we własnym imieniu, ale zapłata ma trafić na rachunek faktora, a na dokumencie musi znaleźć się klauzula o cesji. Dla systemu to kilka znaków na wydruku. Dla odbiorcy faktury — jedyna informacja o tym, dokąd wysłać przelew.
To rozjeżdża się z domyślnym założeniem Odoo, w którym rachunki bankowe na fakturze sprzedaży są rachunkami firmy. Rachunki faktoringowe należą do banku. Nie da się ich pobrać z bankowości elektronicznej klienta ani zsynchronizować — trzeba je wprowadzić świadomie i opisać tak, żeby nikt ich nie pomylił z rachunkami własnymi.
Trzy rzeczy, które trzeba domodelować
- Rozpoznawalność rachunku. Oznaczenie „faktoring" i nazwa banku widoczne już w oknie wyboru rachunku, a nie dopiero po sprawdzeniu numeru. Osoba wystawiająca fakturę wybiera opis, nie ciąg cyfr.
- Klauzula cesji. Przypisana do rachunku, a nie wklejana ręcznie w uwagi, i przygotowana w dwóch wersjach językowych — polskiej i angielskiej. Klauzula ma opisywać cesję, a nie walutę; wszystko, co da się wyliczyć z samej faktury, na wydruku tylko szumi.
- Waluty. Osobny rachunek dla każdej waluty rozliczenia i pewność, że wybrany numer faktycznie przechodzi na wydruk dokumentu, również po zmianie waluty na etapie oferty.
Dlaczego to nie jest kosmetyka
Zły numer na fakturze objętej faktoringiem oznacza płatność na konto sprzedawcy zamiast na konto faktora. Potem jest zwrot środków, wyjaśnienia z bankiem, korekta rozliczenia, czasem wstrzymanie finansowania konkretnej faktury. Ryzyko rośnie z liczbą osób wystawiających dokumenty i liczbą walut, a spada dokładnie wtedy, gdy decyzja „który rachunek" przestaje zależeć od pamięci pracownika.
Faktoring jest decyzją finansową, ale jego skuteczność rozstrzyga się na poziomie parametryzacji dokumentu. Kilka godzin pracy nad rachunkami i klauzulami kosztuje mniej niż jedna źle zaadresowana płatność.