W jednej z firm handlowych dynamicznie rozwijająca się sieć ambasadorów marki zaczęła generować poważne wyzwania operacyjne. Pracownicy działali w różnych lokalizacjach — od punktów sprzedaży po wydarzenia promocyjne — a ich praca była rozliczana na podstawie wielu równoległych umów. Dotychczasowy system oparty na arkuszach XLSX przestał być wydolny: dane były rozproszone, trudne do weryfikacji i podatne na błędy. Proces rozliczeń zajmował wiele dni, a dział księgowości często pracował na nieaktualnych lub niespójnych informacjach.
Decyzja o wdrożeniu Odoo była odpowiedzią na potrzebę centralizacji i automatyzacji. Kluczowym założeniem projektu było odwzorowanie rzeczywistego modelu pracy ambasadorów w systemie — z uwzględnieniem wielu aktywnych umów, różnych form wynagradzania oraz dwóch głównych obszarów rozliczeń: obecności i sprzedaży.
Zaimplementowane rozwiązanie zintegrowało trzy obszary: rejestrację obecności, raportowanie sprzedaży oraz zarządzanie umowami pracowników. Ambasadorzy rejestrowali swoją obecność bezpośrednio w systemie, co eliminowało konieczność ręcznego raportowania. Każde takie zgłoszenie przechodziło następnie proces akceptacji przez supervisorów oraz project managerów, co wprowadziło przejrzysty i kontrolowany obieg informacji.
Równolegle rejestrowana była sprzedaż — z dokładnym przypisaniem do dnia, produktu oraz osoby odpowiedzialnej. System automatycznie łączył dane o obecności i wynikach sprzedażowych z odpowiednimi umowami zapisanymi w module pracowniczym, uwzględniając różne stawki i zasady rozliczeń.
Największą wartość przyniosło jednak wdrożenie automatycznego raportowania. Na koniec każdego miesiąca generowany był szczegółowy raport w formie tabelarycznej, obejmujący każdy dzień pracy ambasadora. Zawierał on liczbę przepracowanych godzin, wyniki sprzedaży z podziałem na produkty oraz końcowe podsumowanie. Raport był automatycznie eksportowany do PDF i przekazywany do działu księgowości, co znacząco przyspieszyło proces naliczania wynagrodzeń.
Efekt wdrożenia był natychmiastowy: pełna centralizacja danych, eliminacja błędów wynikających z ręcznego przetwarzania oraz radykalne skrócenie czasu obsługi. Firma zyskała nie tylko efektywność operacyjną, ale także pełną kontrolę nad procesem rozliczeń — bez konieczności korzystania z rozproszonych plików XLSX.