Jeśli dopiero poznajesz Odoo, podział na osobne aplikacje bywa mylący. Klient jest jeden, transakcja jedna, a moduły trzy. Skoro ofertę widać i w CRM, i w Sprzedaży, to po co ten podział?
Odpowiedź jest prostsza, niż się wydaje: każda z tych aplikacji odpowiada na inne pytanie o ten sam kontrakt.
Trzy aplikacje, trzy różne pytania
- CRM odpowiada na pytanie co może się wydarzyć.
- Sprzedaż odpowiada na pytanie co uzgodniliśmy.
- Księgowość odpowiada na pytanie co się wydarzyło.
Ten podział nie jest kosmetyczny. Decyduje o tym, które dane trafiają do prognozy, które do zobowiązań handlowych, a które do ksiąg — i dlaczego zmiana w jednym miejscu nie zawsze przenosi się do drugiego.
[ścieżka klienta od szansy do płatności]
CRM — zanim cokolwiek jest pewne
Aplikacja CRM prowadzi lejek szans sprzedaży. Szansa to zapis potencjału, nie zobowiązania.
Co w niej znajdziesz:
- etapy lejka, przez które przechodzi rozmowa z klientem,
- spodziewany przychód i prawdopodobieństwo — wartości szacunkowe, wpisywane ręcznie,
- aktywności, notatki i korespondencję w jednym miejscu,
- powody wygranej i przegranej.
Czego w niej nie znajdziesz: żadnego wpływu na magazyn, na stany, na księgi. Szansa o wartości miliona złotych nie rezerwuje ani jednego kartonu i nie tworzy ani jednego zapisu księgowego.
Z CRM wychodzi się jednym przyciskiem — Nowa oferta. To moment przejścia z domysłu w konkret.
Sprzedaż — od oferty do zobowiązania
W aplikacji Sprzedaż dokument istnieje w dwóch bardzo różnych stanach, choć nosi tę samą nazwę.
Oferta to propozycja. Można ją edytować, wysłać, poprawić i wysłać ponownie. Nic się za nią nie dzieje.
Potwierdzone zamówienie sprzedaży to zobowiązanie. Dopiero teraz Odoo tworzy wydanie magazynowe, rezerwuje towar i zaczyna pilnować, co zostało dostarczone, a co jeszcze nie.
Tu też ustalasz warunki handlowe: cennik, warunki płatności, terminy dostawy, dane do dokumentów. Zamówienie ma własne pole Status fakturowania, które pokazuje, czy i w jakim stopniu zostało już rozliczone.
Warto zapamiętać jedną rzecz: potwierdzenie zamówienia nie tworzy żadnego zapisu w księgach. Towar może wyjechać, a w rachunku wyników nadal nic nie widać. To nie błąd, tylko konsekwencja podziału ról.
Księgowość — dopiero tu powstają liczby, które się liczą
Faktura sprzedaży jest dokumentem księgowym i podlega innym regułom niż zamówienie.
Faktura w stanie Projekt praktycznie nie istnieje — nie ma numeru w ewidencji, nie wchodzi na rozrachunki klienta, nie pojawia się w deklaracjach. Dopiero zaksięgowanie tworzy zapisy na kontach, nadaje numer i uruchamia obowiązki sprawozdawcze.
Od tego momentu dokumentu nie da się już swobodnie poprawiać. Zmiana wymaga korekty, czyli osobnego dokumentu. To celowe ograniczenie — księgi mają być zapisem tego, co się wydarzyło, a nie bieżącą wersją ustaleń.
W tej samej aplikacji rejestrujesz płatność i rozliczasz ją z fakturą. Dopiero wtedy należność znika z rozrachunków.
Jak te aplikacje są ze sobą połączone
Powiązania są automatyczne, ale tylko wtedy, gdy pracujesz zgodnie ze ścieżką.
- Oferta utworzona przyciskiem Nowa oferta z poziomu szansy zapamiętuje, z której szansy pochodzi. Dzięki temu na szansie widać zarówno wartość ofert, jak i sumę potwierdzonych zamówień.
- Faktura utworzona przyciskiem Utwórz fakturę z poziomu zamówienia dziedziczy pozycje, ilości i ceny, a zamówienie zapamiętuje, czym zostało rozliczone.
- Wydanie magazynowe powstaje z zamówienia i to ono decyduje o ilościach dostarczonych.
Każde z tych powiązań można obejść, tworząc dokument ręcznie od zera. Wtedy jednak łańcuch się rwie — i to jest źródło większości nieporozumień w raportach.
Cztery miejsca, w których to się rozjeżdża
1. Oferta założona poza szansą. Nie wróci do lejka. Handlowiec ją widzi, CRM jej nie liczy, prognoza jest zaniżona.
2. Faktura wystawiona ręcznie w Księgowości. Klient dostaje poprawny dokument, ale zamówienie zostaje ze statusem „do zafakturowania" na zawsze, a raport sprzedaży pokazuje coś innego niż księgi.
3. Zmiana na zamówieniu po zafakturowaniu. Zamówienie zmienisz, faktura zostanie jak była. Rozjazd ujawni się dopiero przy uzgadnianiu.
4. Anulowanie zamówienia z wystawioną fakturą. Anulowanie zamówienia nie usuwa faktury z ksiąg. Potrzebna jest korekta.
Żadna z tych sytuacji nie jest awarią systemu. To skutek pracy w poprzek ścieżki, którą Odoo zakłada.
Który raport z której aplikacji
To pytanie wraca przy każdym wdrożeniu, więc warto ustalić je raz:
- prognoza i skuteczność handlowców — raporty CRM, oparte na szansach,
- co sprzedaliśmy i co dostarczyliśmy — analiza sprzedaży, oparta na zamówieniach,
- przychód, VAT i należności — raporty księgowe, oparte na fakturach.
Te trzy zestawienia nigdy nie pokażą tej samej liczby i nie powinny. Szansa jest szacunkiem, zamówienie ustaleniem, faktura faktem. Porównywanie ich wprost prowadzi donikąd — porównywać warto ich relacje: ile szans zamienia się w zamówienia i ile zamówień w zafakturowany przychód.
Podsumowanie
Podział na CRM, Sprzedaż i Księgowość nie wynika z tego, że Odoo lubi osobne moduły. Wynika z tego, że te trzy warstwy mają różny status: prognozy wolno zmieniać, ustalenia wolno negocjować, ksiąg nie wolno ruszać.
Jeśli zapamiętasz jedno zdanie, niech to będzie: przechodź między aplikacjami przyciskami, nie tworząc dokumentów od nowa. Cała spójność raportów w Odoo opiera się na tym jednym nawyku.Zacznij pisać tutaj...