W KSeF fakturę wystawia się na nabywcę, czyli podmiot z NIP. Wiele instytucji i firm z siecią oddziałów oczekuje jednak, że faktura trafi także do konkretnej jednostki: oddziału regionalnego, zakładu czy delegatury. Do tego służy identyfikator wewnętrzny (IDWew) wskazywany w sekcji Podmiot3 struktury FA(3). Poniżej opisujemy, czym jest IDWew, jak powinien wyglądać prawidłowy zapis w XML i jak przygotować Odoo do wystawiania takich faktur.
Czym jest IDWew i skąd go wziąć
Identyfikator wewnętrzny nadaje w KSeF sam nabywca, tworząc w systemie jednostkę wewnętrzną, np. oddział. Dzięki temu pracownicy oddziału mają dostęp do faktur, które go dotyczą, bez dostępu do wszystkich faktur centrali.
Identyfikator ma format NIP-xxxxx: dziesięć cyfr NIP centrali bez myślników, myślnik i pięć cyfr, np. 1234567890-00001.
Sprzedawca nie generuje IDWew samodzielnie. Numer należy otrzymać od nabywcy, najlepiej na piśmie, razem z dokładną nazwą i adresem jednostki.
Jak powinna wyglądać taka faktura w KSeF
W pliku FA(3) dane rozkładają się na dwie sekcje:
- Podmiot2 (nabywca) – centrala: pełna nazwa, adres i NIP.
- Podmiot3 (podmiot trzeci) – oddział: nazwa, adres, IDWew w miejscu NIP oraz Rola = 2 (Odbiorca).
Na jedną rzecz trzeba szczególnie uważać: znacznik JST w sekcji Podmiot2. Wartość „1” oznacza, że faktura dotyczy jednostki podrzędnej jednostki samorządu terytorialnego, i idzie w parze z rolą „JST – odbiorca” w Podmiot3. Oddział agencji państwowej czy spółki to nie jest JST. Dla takiego odbiorcy JST powinno mieć wartość „2”, a rola – „Odbiorca”.
Konfiguracja w Odoo
Opisany wariant dotyczy Odoo 18 z modułem KSeF rozszerzonym o obsługę IDWew. Jeżeli używany moduł KSeF nie ma pól opisanych poniżej, wymaga on uzupełnienia, bo standardowe pole NIP na kontakcie nie przyjmie identyfikatora w formacie NIP-xxxxx.
- Przejść do Kontakty i otworzyć kontakt oddziału (lub założyć go jako adres podrzędny centrali, z adresem oddziału).
- W pełnym formularzu kontaktu, pod polem NIP, uzupełnić:
- KSeF identyfikator wewnętrzny (IDWew) – numer otrzymany od nabywcy, np. 1234567890-00001;
- KSeF rola odbiorcy (Podmiot3) – Odbiorca (dla JST: JST – odbiorca).
- Zapisać kontakt.
Uwaga: pola te są dostępne w pełnym formularzu kontaktu. W uproszczonym okienku otwieranym z zakładki Kontakty i adresy na karcie centrali mogą nie być widoczne.
Wystawienie faktury
- Utworzyć fakturę i w polu Klient wybrać centralę (nabywcę z NIP).
- W polu Odbiorca wskazać kontakt oddziału.
- Uzupełnić pozycje i zatwierdzić fakturę.
- Sprawdzić wydruk PDF: dane oddziału i jego identyfikator powinny być widoczne w sekcji odbiorcy, a pełna nazwa nabywcy nie może być ucięta.
Najczęstsze problemy
- IDWew w polu NIP. Identyfikator wpisany w zwykłe pole NIP kontaktu trafi do niewłaściwego elementu XML i faktura zostanie odrzucona przez walidację schematu.
- Automatyczne JST = 1. Rozwiązania, które przy każdym odbiorcy ustawiają znacznik JST, działają poprawnie dla gmin i powiatów, ale błędnie dla oddziałów instytucji państwowych i firm. Rola odbiorcy powinna wynikać z ustawienia na kontakcie, a nie z samej obecności odbiorcy.
- Format na wydruku. Nabywca może oczekiwać identyfikatora w innym miejscu lub formacie niż domyślny układ wydruku, np. przy danych centrali. Warto to ustalić przed pierwszą fakturą, bo zmiana szablonu nie wpływa na XML wysłany do KSeF.
- Pierwsza faktura bez weryfikacji. Nową konfigurację warto potwierdzić z nabywcą na pierwszym dokumencie: czy oddział widzi fakturę w KSeF i czy dane odbiorcy są zgodne z jego ewidencją.
Podsumowanie
IDWew pozwala zachować jednego nabywcę na fakturze, a jednocześnie skierować dokument do właściwej jednostki po stronie klienta. Kluczowe są trzy elementy: identyfikator otrzymany od nabywcy, właściwa rola w Podmiot3 i znacznik JST ustawiony zgodnie z rzeczywistym statusem odbiorcy. Wymaga to jednorazowej konfiguracji kontaktu, a później faktury wystawia się tak samo jak zwykle.