Odoo pozwala prowadzić wiele firm w jednej bazie — wspólni użytkownicy, wspólny katalog produktów, a jednocześnie osobna księgowość i osobne dokumenty każdej spółki. Brzmi jak jedno kliknięcie w ustawieniach. W praktyce to jedno kliknięcie uruchamia lawinę decyzji, które trudno potem odkręcić. Ten poradnik powstał z doświadczeń przy rozbudowie systemu dla firmy rozwijającej sieć franczyzową — każda nowa placówka to nowa spółka w tej samej bazie Odoo.
Właściwa kolejność prac
Kolejność ma znaczenie — poniższa sekwencja oszczędza najwięcej poprawek:
- Dane nowej firmy (nazwa, NIP, adres) oraz użytkownicy z dostępami — kto widzi tylko nową firmę, a kto obie.
- Plan kont, dzienniki i sekwencje numeracji — osobno dla każdej firmy, przed pierwszą fakturą. „Plan kont skopiujemy później" to najczęstsza czerwona flaga: później oznacza po pierwszych dokumentach, których już nie przenumerujesz.
- Magazyny i lokalizacje — per firma.
- Produkty i cenniki — świadoma decyzja: wspólne dla wszystkich spółek czy osobne.
- Serwery pocztowe i szablony e-mail — per firma, z poprawnym SPF/DKIM domeny każdej spółki.
- Moduły operacyjne (CRM, Sprzedaż, Zakupy, Projekty) — konfiguracja i szablony.
- Kadry — pracownicy, kalendarze, urlopy.
- Reguły międzyfirmowe (inter-company) — na samym końcu, gdy oba organizmy już działają.
Trzy pułapki, które zaskakują najczęściej
- Katalog kontaktów jest domyślnie wspólny. Nowa spółka widzi wszystkich kontrahentów centrali — w sieci franczyzowej to prosta droga do chaosu (albo konfliktu interesów). Widoczność steruje się polem firmy na kontakcie; przy setkach rekordów porządkuje się to importem, a nowe kontakty warto przypisywać automatyzacją.
- Kopiowanie danych między firmami wymaga „włączenia" obu firm naraz. Próba przeniesienia np. szablonu projektu przy aktywnej tylko jednej firmie kończy się niezrozumiałymi błędami walidacji. Rozwiązanie: w przełączniku firm zaznacz obie, a system przy kopiowaniu poprosi o wskazanie firmy docelowej.
- Strona internetowa i sklep zawsze należą do konkretnej firmy. Nie da się mieć witryny „niczyjej" — system musi wiedzieć, czyje produkty pokazywać i w której spółce tworzyć zamówienia. Każda spółka sprzedająca online potrzebuje własnej strony.
Kiedy warto się wesprzeć
Samo utworzenie firmy w ustawieniach zajmuje minutę. Realna praca to wszystko powyżej — a większość błędów multifirmy wychodzi na jaw dopiero po tygodniach, gdy w bazie są już dokumenty. Jeśli planujesz drugą spółkę, oddział albo sieć franczyzową na Odoo, przejdź tę listę z kimś, kto robił to wielokrotnie — doświadczony konsultant wdrożeniowy SoniqSoft pomoże podjąć decyzje z punktów 2, 4 i 8, zanim staną się nieodwracalne. Godzina konsultacji przed startem kosztuje mniej niż jeden dzień prostowania numeracji faktur po fakcie.