Przeniesienie procesów biznesowych z tradycyjnej skrzynki e-mail do systemu ERP to jedno z najczęstszych, a zarazem najtrudniejszych wyzwań podczas cyfryzacji organizacji. Choć na pierwszy rzut oka może wydawać się, że to wyłącznie kwestia zmiany narzędzia, w praktyce dotykamy fundamentów codziennej pracy zespołów. E-mail, mimo swoich ograniczeń, jest narzędziem intuicyjnym i elastycznym – wiele firm przez lata buduje na nim nieformalne, lecz bardzo utrwalone procesy.
Wdrażając ERP, specjaliści dążą do uporządkowania informacji, nadania im struktury, automatyzacji i zapewnienia mierzalności działań. Oznacza to konieczność zdefiniowania ról, odpowiedzialności, statusów i przepływów pracy, które wcześniej funkcjonowały w sposób nieformalny. I właśnie tu pojawia się pierwsza fala obaw zespołu: „Czy system nie ograniczy mojej elastyczności?”, „Czy nie stracę kontroli nad zadaniami?”, „Co jeśli popełnię błąd, którego nie da się cofnąć?”.
Drugim istotnym lękiem jest transparentność, którą ERP wprowadza z definicji. Każde działanie jest rejestrowane, a statusy zadań i ich terminy stają się widoczne dla przełożonych i współpracowników. Dla osób przyzwyczajonych do prowadzenia procesów „w swojej skrzynce” może to być stresujące. Brak możliwości „schowania” zadania wśród e-maili wymusza większą konsekwencję i organizację pracy.
Nie można też pominąć obaw związanych z nauką nowego narzędzia. Dla części pracowników ERP jawi się jako skomplikowany, techniczny i mało intuicyjny system. Kluczowe jest zapewnienie im wsparcia, szkoleń oraz możliwości zadawania pytań bez lęku przed oceną.
Mimo tych wyzwań korzyści są ogromne: przejrzystość procesów, powtarzalność, automatyzacja, możliwość raportowania i skalowania działań. Sukces transformacji zależy jednak nie tylko od jakości systemu, ale również od empatii, komunikacji i zrozumienia obaw, które towarzyszą zespołowi w czasie zmiany.